Yhteinen kirkkoneuvosto
Pöytäkirja 10.02.2022/Pykälä 78

181/2022

78 §	Alfa & Omega -projektijohtamismallin ja projektisalkun johtamismallin esittely

 

Päätösehdotus

Seurakuntayhtymän johtaja Juha Rintamäki

Merkitään tiedoksi.

Käsittely

Hankeasiantuntija Riina Lilja selosti asiaa.

Päätös

Merkittiin tiedoksi.

 

Selostus

Alfa & Omega -projektijohtamismalli

Helsingin seurakuntayhtymässä (yhteiset palvelut ja seurakunnat) on vuosien aikana toteutettu useita satoja projekteja, joiden tunnettuja tuotoksia ovat mm. Varustamot, Pienelle parasta -materiaalit, 10-synttärit, Kastepäiväkonsepti, järjestelmähankinnat (Teams, Sharepoint, Dynasty) ja palvelumuotoiluprojektit, kuten Kannelmäen ja Vartiokylän Dösä.

Vuodesta 2010 asti on ollut käytössä myös oma projektijohtamisen malli nimeltään “HSRKY ABC projektimalli”. Malli uusittiin keväällä 2021 ja nimettiin Alfa & Omega -projektijohtamismalliksi. Se sisältää projektijohtamisen perusrakenteen kuvauksen, projektiohjeen ja -sanaston sekä A&O-dokumenttipohjat. Näiden kaikkien tarkoituksena auttaa projektien suunnittelua ja toteutusta, sekä tuoda yhtenevät käytännöt HSRKY:n projektien johtamiseen ja toteutukseen.

Tärkein projektin onnistumista varmistava asia on omistajan (kirkkoherra, johtaja tai päällikkö), mahdollisen ohjausryhmän, projektipäällikön ja projektiryhmän jäsenten nimeäminen. Ylätasolla projekteja johdetaan projektisalkun johtoryhmän toimesta. Sekä salkun johtoryhmän, että omistajien tärkeimmät tehtävät liittyvä projektien asettamiseen ja priorisointiin/karsimiseen (strategian mukaisuus ja resurssien riittävyys). Omistajien ja projektien ohjausryhmien vastuulla on luoda edellytykset toteutukselle, sekä tukea ja valvoa projektin toteutusta Alfa & Omega projektijohtamismallin mukaisesti (muutosjohtaminen ja hyötytavoitteiden saavuttaminen/ mittaaminen). Projektipäällikkö vastaa puolestaan toteutuksen suunnittelusta ja projektin operatiivisesta johtamisesta yhdessä asiantuntijoiden/ projektiryhmän jäsenten kanssa (määriteltyjen tuotosten aikaansaaminen).

Projektitoiminnan kehittämisestä ja Alfa & Omega -projektijohtamismallista vastaa PMO (projektitoiminnan tuki) -tehtävissä toimiva hanketoiminnan asiantuntija Riina Lilja. Tehtävä perustettiin helmikuussa 2020, koska huomattiin, että projektitoiminnan perusrakenteita vahvistamalla voidaan lisätä organisaation projektiosaamista, tehostaa projektien suunnittelua ja vahvistaa projektien johtamista siten, että niille asetetut tuotostavoitteet toteutuvat ja hyödyt/vaikutukset saavutetaan (välihyödyt). Hyödyt ovat mitattavissa mm. projektien läpimenoajan lyhentymisenä, strategian mukaisen priorisoinnin mahdollistamisena (projektisalkku) ja helsinkiläisille tuotettujen hyötyjen arvioimisella (projektibudjettien tarkoituksenmukainen käyttö).

Alfa & Omega -projektisalkun johtamismalli

HSRKY:n projektien johtamisessa ja hallinnoinnissa hyödynnetään Kirkkohallituksen omistamaa ja kustantamaa Thinking Portfolion projektisalkkua. Salkku on ilmainen työväline kaikkien seurakuntien työntekijöille ja sitä voidaan käyttää ilman erillisiä tunnuksia. Salkku löytyy osoitteesta: https://evl.thinking1.com .

Projektisalkku tehostaa ja yhdenmukaistaa projektien suunnittelua, hallintaa ja seurantaa. Se mahdollistaa näkymän projektikokonaisuuteen ja edesauttaa tiedolla johtamista. Salkku toimii erityisesti projektipäällikön työvälineenä, joka päivittää tasaisin väliajoin projektin tietoja salkkuun. Samalla projektin ohjausryhmä ja projektisalkun johtoryhmä voi seurata projektien etenemistä salkkuraporttien avulla.

Projektisalkusta vastaa nimetty projektisalkun johtoryhmä, joka tarkastelee säännöllisesti projektisalkun tilannetta ja tekee tarvittavia päätöksiä. Yhteisten palveluiden projektisalkun johtoryhmänä toimii johtajisto ja sen tärkeimmät tehtävät ovat projektien suunnittelupäätösten (P1) tekeminen, resursointi ja haasteisiin reagointi (operatiivinen projektisalkun johtaminen) sekä projektien kokonaiskuvan ylläpito ja johtaminen, kuten salkun tasapainon varmistaminen (strateginen salkun johtaminen). Lisäksi salkunjohtoryhmä vastaa siitä, että projekteissa noudatetaan sovittuja prosesseja ja käytänteitä (Alfa & Omega -projektijohtamismallia).

HSRKY:n oma Alfa & Omega -projektisalkun johtamismalli kuvattiin syksyllä 2021 käynnissä olleen “Projektisalkun käyttöönotto Yhteisissä palveluissa” -projektin tiimoilta. Projekti sisälsi 5 työpajaa, jotka veti Adapron/Projekti-instituutin konsultti Teppo Nurminen.

Projektisalkun johtamisalli sisältää:

·         Projektisalkun johtamisprosessin päätöksentekopisteineen sekä sen, millaisen tiedon varassa projektisalkun ja projektien operatiivista johtamista suoritetaan

·         Päätöksentekotasot

·         Projektityypit ja niiden vaikutus salkun tasapainoon.

 

Laajemmin se on kuvattuna liitteessä 1. Alfa & Omega projektiohje ja liitteessä 2. Alfa & Omega -projektisalkun johtamismalli

Koska projektit kilpailevat samoista resursseista (raha ja työaika), tehdään salkunhallinnan tasolla priorisointipäätöksiä. Päätöksillä tarkoitetaan projektin elinkaaren aikana tapahtuvia porttipäätöksiä, joista tärkein on suunnittelupäätös (P1). Tässä kohdassa vastataan kysymykseen: “Onko projektille tarvetta?” A- ja B-luokan projektien suunnittelupäätös tehdään A&O-projektikuvauksen perusteella projektisalkun johtoryhmän kokouksessa. C-luokan suunnittelupäätöksen tekee aina omistaja.

Toinen tärkeä päätös on toteutuspäätös (P2), jossa vastataan kysymykseen: “Tuottaako projekti hyötyjä?” Päätöstä varten laaditaan A&O-projektisuunnitelma (A- ja B-luokan projektit) tai päivitetty A&O-projektikuvaus (C-luokan projekti). Toteutuspäätöksen tekee aina omistaja, koska hänellä on paras tietämys siitä, milloin toiminta voidaan käynnistää. P2-päätös alistetaan Yhteiselle kirkkoneuvostolle niissä projekteissa, joiden budjetti ylittää 60 000 euroa ja mikäli projektilla on sellaisia strategisia vaikutuksia, että se edellyttää YKN:n kannanottoa. YKN:n jäsenillä on mahdollisuus päästä seuraamaan projektikokonaisuutta projektisalkun kautta pyytämällä heille oikeudet IT-tuesta.

Liitteet

14	AO_projektiohje
15	Alfa ja Omega projektisalkun johtamismallin kuvaus