Yhteinen kirkkoneuvosto
Pöytäkirja 25.11.2021/Pykälä 360

44/2021

360 §

Talouden suunnittelu-/budjetointiohjelmisto FPM versiopäivitys ja siirto pilvipalveluun

 

Päätösehdotus

Seurakuntayhtymän johtaja Juha Rintamäki

 

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää

1)    kumota yhteisen kirkkoneuvoston 21.10.2021 pykälän 319 päätöksen,

2)    hyväksyä nykyisen toimittajan Clausion Oy:n tarjouksen FPM:n (Financial Performance Management – talouden suunnittelu-/budjetointiohjelmisto) versiopäivityksestä, siirrosta pilvipalveluun sekä sopimusaikaisista ylläpitomaksuista 48 kuukauden aikana kokonaishintaan 240.000 euroa (alv 0%) ja jatkossa 39.592 euroa (alv 0%) vuodessa,

3)    julkaista EU suorahankinta-ilmoituksen sekä  valtuuttaa hallintojohtajan allekirjoittamaan sopimukset ja muut tähän hankintaan liittyvät asiakirjat, mikäli suorahankintailmoituksesta ei valiteta 14 päivän kuluessa ilmoituksen julkaisusta Euroopan unionin virallisessa lehdessä,

4)    tarkastaa välittömästi tätä asiaa koskevan pöytäkirjan pykälän.

 

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Selostus

Edellinen päätös tulee kumota ja tehdä uusi, koska hankinnan luonteen vuoksi päivityksestä ja SaaS-palvelun siirrosta tulee tehdä suorahankintailmoitus eikä edellisessä päätöksessä mainittu muutosilmoitus. Tämä vaikuttaa myös hankintailmoituksen ja tämän päätöksen arvoon. Hankintalain 30§ mukaisesti hankinnan arvoksi toistaiseksi voimassaolevissa sopimuksissa lasketaan 48 kuukauden arvo arvonlisäverottomana. Tehtävä sopimus on voimassa 60 kuukautta jatkuen sitten toistaiseksi voimassa olevana 60 päivän irtisanomisajalla. Siten sen laskennallisena arvona käytetään 48 kuukauden arvoa. Tämä sisältää kyseisessä tapauksessa päivityksen ja SaaS-palveluun siirron sekä 48 kuukauden ylläpitomaksut. Ylläpitomaksut ovat jatkossa sopimuksen mukaisesti 39.592 euroa alv 0 % vuodessa.

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 40 §:n mukaan hankintayksikkö voi suorittaa suorahankinnan, jos teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan; lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta. Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 41 §:n mukaan hankintayksikkö voi tehdä suorahankinnan, kun alkuperäisen toimittajan kanssa tehtävä tavarahankinta on lisätilaus, jonka tarkoituksena on aikaisemman toimituksen tai laitteiston osittainen korvaaminen tai laajentaminen.

Hankintayksiköllä on käytössä talouden suunnittelu- ja budjetointiohjelmisto, jota on muokattu tilaajan käyttöön tämän tarpeet kuten tilaajan suuri määrä kustannuspaikkoja sekä organisaation hajautettu rakenne huomioiden.

Nykyisen ohjelmiston päivitys on tehtävä, sillä sen nykyversiosta on tuki päättymässä. Ohjelmisto on Clausion Oy:n ohjelmisto, jonka voi päivittää vain ko. toimittaja yksinoikeuden suojaamiseen liittyvistä tekijänoikeuksista sekä ohjelmistoa koskevista tietoteknisistä ja tietoturvallisista syistä. Järkeviä vaihtoehtoisia ratkaisuja ohjelmistoversion päivitykselle ei ole olemassa. Järjestelmä on kokonaisuutena muokattu ja räätälöity hankintayksikön käyttöön, eikä ohjelmisto sellaisenaan ole tullut käyttöikänsä loppuun muutoin kuin nyt kyseessä olevan päivitystarpeen osalta, jotka ovat välttämättömiä muun muassa käytettävyyden ja tietoturvallisuuden perusteella. Lisäksi päivittämällä ohjelmistoversion hankintayksikkö säästää aikaa ja välttää kustannusten päällekkäisyyttä verrattuna tilanteeseen, jossa koko sovellus kilpailutettaisiin uudelleen. Merkittäviä säästöjä syntyy erityisesti henkilöstön kouluttamiskustannusten, liittymärajapintojen ja seurakuntayhtymän tarpeisiin muokatun budjetointiohjelmiston osalta. Liittymärajapintoja on FPM:n ja seuraavien ohjelmistojen välillä: raportointijärjestelmä Analytics, HR-järjestelmä Henkari ja Kirkon Palvelukeskuksen SAP- taloushallinnon järjestelmä. Nykyinen talousarvion laatimisohjelmisto on muokattu hankintayksikön tarpeisiin sisältäen monimutkaisia laskentapohjia kuten seurakuntien kehyslaskelmat. Mikäli seurakuntayhtymän talousarvion suunnittelutyökalu vaihdettaisiin uuteen, myös lisätoiminnot ja liittymärajapinnat tulisi integroida uuteen järjestelmään päällekkäisiä lisäkustannuksia aiheuttavalla tavalla. Lisäksi se aiheuttaisi henkilöstön uudelleen kouluttautumistarpeesta johtuvia lisäkustannuksia.

SaaS-palveluun siirtyminen on välttämätöntä, koska tilaaja on luopumassa omasta konesalista, jonka takia FPM:n hallinta ja käyttö on siirrettävä toimittajan pilvipalveluun. Samoin toimittaja on luopumassa on-prem - versiosta.

Versiopäivitys toteutetaan nykyisen talousarvion suunnittelutyökalun sisällä. Versiopäivityksessä ei oteta kokonaan uutta tuotetta käyttöön, vaan kyse on versiopäivityksestä olemassa olevaan järjestelmään. Versiopäivityksen jälkeenkin järjestelmä sisältää kaikki olemassa olevat toiminnallisuudet, joita on versiopäivityksellä parannettu ja saatettu vastaamaan paremmin olemassa olevan lainsäädännön vaatimuksia. SaaS-palvelu on jatkossa käytettävissä selaimen kautta 24/7.

Liitteet

29	1.1 Clausion Cloud Services Terms
30	1.2 Clausion Cloud Service Level Agreement (SLA)
31	1.3 Clausion Standard Support and Maintenance Service Description 2021
32	1.4 Clausion Personal Data Processing Appendix
33	2021-03-09 - Helsingin seurakuntayhtymä FPM Cloud Agreement
34	HSRKY FPM Cloud -siirtymä alustava työmääräarvio 2021-05-24
35	Clausion FPM cloud-siirtymä tarjous Helsingin Seurakuntayhtymä 3.9.21
36	suorahankintailmoitus EU 16.11.