Yhteinen kirkkovaltuusto
Pöytäkirja 28.01.2021/Pykälä 16

 

300/2021

 

16 §	Siivouspalveluiden hankinta vuosille 2021 - 2023 (optiot vuosille 2024 - 2025)

 

Päätösehdotus

 

Yhteinen kirkkovaltuusto päättää

1)    sulkea tarjouskilpailusta tarjoajat Afka Oy ja Tehopro Oy pois soveltuvuusvaatimusten täyttymättömyyden perusteella

2)    valita porras- ja toimitilasiivouspalveluiden palveluntuottajaksi Lassila & Tikanoja Oyj:n maaliskuusta 2021 alkaen kahden vuoden sopimuskaudelle. Sopimuksen arvioitu kokonaisarvo on noin 480.000 € alv 0% sisältäen mahdolliset optiovuodet

3)    valita leirikeskuksien ja optiona saarikohteiden sekä Kellokosken Juhlatalon siivouspalveluiden palveluntuottajaksi Siivoustoimisto Beki Oy:n maaliskuusta 2021 alkaen kahden vuoden sopimuskaudelle. Sopimuksen arvioitu kokonaisarvo on noin 460.000 € alv 0% sisältäen mahdolliset optiovuodet

4)    valita tarpeen mukaan erikseen tilattavien ylläpito- ja perussiivouspalveluiden palveluntuottajiksi Beretta Palvelut Oy:n, Coor Service Management Oy:n, Siivoustoimisto Beki Oy:n ja Siskon Siivous Oy:n maaliskuusta 2021 alkaen kahden vuoden sopimuskaudelle. Sopimuksen arvioitu kokonaisarvo on noin 1.060.000 € alv 0% sisältäen mahdolliset optiovuodet

5)    valtuuttaa kiinteistöjohtajan allekirjoittamaan puitejärjestelysopimukset, tekemään niihin tarvittaessa pieniä tai teknisluontoisia muutoksia sekä päättämään mahdollisten optiovuosien (1 + 1) käyttöönotosta

6)    tarkistaa välittömästi tätä asiaa koskevan pöytäkirjan pykälän.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

 

Päätöshistoria

Yhteinen kirkkoneuvosto 14.1.2021 17 §

Päätösehdotus

 

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että se päättää

1)sulkea tarjouskilpailusta tarjoajat Afka Oy ja Tehopro Oy pois soveltuvuusvaatimusten täyttymättömyyden perusteella

2)valita porras- ja toimitilasiivouspalveluiden palveluntuottajaksi Lassila & Tikanoja Oyj:n maaliskuusta 2021 alkaen kahden vuoden sopimuskaudelle. Sopimuksen arvioitu kokonaisarvo on noin 480.000 € alv 0% sisältäen mahdolliset optiovuodet

3)valita leirikeskuksien ja optiona saarikohteiden sekä Kellokosken Juhlatalon siivouspalveluiden palveluntuottajaksi Siivoustoimisto Beki Oy:n maaliskuusta 2021 alkaen kahden vuoden sopimuskaudelle. Sopimuksen arvioitu kokonaisarvo on noin 460.000 € alv 0% sisältäen mahdolliset optiovuodet

4)valita tarpeen mukaan erikseen tilattavien ylläpito- ja perussiivouspalveluiden palveluntuottajiksi Beretta Palvelut Oy:n, Coor Service Management Oy:n, Siivoustoimisto Beki Oy:n ja Siskon Siivous Oy:n maaliskuusta 2021 alkaen kahden vuoden sopimuskaudelle. Sopimuksen arvioitu kokonaisarvo on noin 1.060.000 € alv 0% sisältäen mahdolliset optiovuodet

5)valtuuttaa kiinteistöjohtajan allekirjoittamaan puitejärjestelysopimukset, tekemään niihin tarvittaessa pieniä tai teknisluontoisia muutoksia sekä päättämään mahdollisten optiovuosien (1 + 1) käyttöönotosta

6)tarkistaa välittömästi tätä asiaa koskevan pöytäkirjan pykälän.

 

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Selostus

1. Hankinnan kohde, kokonaishinta ja sopimuskausi

Hankinnan kohteena on Helsingin seurakuntayhtymän omistamien kiinteistöjen siivouspalvelut.

Hankinta koostuu seuraavista osa-alueista, joihin saattoi tarjota ja tulla valituksi joko yhteen, kahteen tai kaikkiin osa-alueisiin:

1. Porras- ja toimitilasiivouspalvelut (10 kohdetta) – palvelua toteuttamaan valitaan yksi (1) palveluntuottaja.

2. Leirikeskuksien (Lohiranta, Korpirauha, Porkkala) ja optiona saarikohteiden (Lekholman ja Kivisaaren leirikeskukset) sekä Kellokosken Juhlatalon siivouspalvelut – palvelua toteuttamaan valitaan yksi (1) palveluntuottaja.

3. Tarpeen mukaan erikseen tilattavat ylläpito- ja perussiivouspalvelut – palvelua toteuttamaan valitaan neljä (4) palveluntuottajaa.

Osa-alueen 1 porrassiivouspalveluissa tilaajan omistamat 9 kohdetta siivotaan sopimuksen mukaan porrashuoneiden, pesutupien, kuivaushuoneiden, saunaosastojen sekä pukuhuoneiden osalta. Siivottavat tilat ja siivottavien tilojen pinta-alat vaihtelevat kohdekohtaisesti. Toimitilasiivouspalveluissa tilaajan omistama Seurakuntien talo (Kolmas linja 22) siivotaan sopimuksen mukaan koko kiinteistön osalta. Osa-alueen 1 sopimuksen arvioitu kokonaisarvo sisältäen mahdolliset optiovuodet on noin 480.000 euroa alv 0%.

Osa-alueen 2 siivouspalveluihin kuuluvat leirikeskuksien ja optiona saarikohteiden sekä Kellokosken Juhlatalon majoitustilojen ylläpitosiivous sekä valmistelu käytön jälkeen ja kohteen tilojen loppusiivous tilojen käytön aikana ja tilaisuuksien päätyttyä. Osa-alueen 2 sopimuksen arvioitu kokonaisarvo sisältäen mahdolliset optiovuodet on noin 460.000 euroa alv 0%.

Osa-alueen 3 tarpeen mukaan erikseen tilattavat siivouspalvelut sisältävät ylläpitosiivouksia seurakuntien kohteisiin, perussiivouspalveluita sekä erikoissiivouksia (mm. lattioiden ennallistamiset, kristalloinnit, kivilattioiden suojaus). Puitejärjestelyssä toimittajan valinta tapahtuu joko suorana toimittajavalintana tai kansallisen kynnysarvon ylittävissä toimeksiannoissa kevennetyllä kilpailutuksella. Suorassa toimittajavalinnassa tilaaja voi antaa toimeksiannon suoraan soveltuvimmaksi katsomalleen toimittajalle. Tilaaja voi tehdä kevennetyn kilpailutuksen myös kansallisen kynnysarvon alittavista toimeksiannoista harkintansa mukaan. Kevennetty kilpailutus voidaan järjestää puitejärjestelyyn valittujen toimittajien välillä ja sen valintaperusteena käytetään halvinta hintaa. Osa-alueen 3 sopimuksen arvioitu kokonaisarvo sisältäen mahdolliset optiovuodet on noin 1.060.000 euroa alv 0%. Vuosikulutusarviota tarkennettiin hankintapäätöksen valmisteluvaiheessa, minkä takia sopimuksen arvioitu kokonaisarvo poikkeaa vertailuhinnan vuosikulutusarviosta.

Hankinnan varsinainen sopimuskausi on 2 vuotta ja sitä on mahdollista jatkaa optiona 1+1 vuotta. Mahdollinen option käyttö ratkaistaan erikseen. Sopimuskausi on tarkoitus käynnistää maaliskuussa 2021.

2. Hankintamenettely

Kyseessä on puitejärjestely. EU-kynnysarvon ylittävän hankinnan kilpailutus toteutettiin avoimena menettelynä sähköisesti Cloudia-järjestelmällä. Tarjouspyyntö julkaistiin 5.11.2020, ja lisätietokysymyksiä otettiin vastaan 27.11.2020 asti. Määräaikaan mennessä Tarjouspalvelu.fi –sivuston kautta esitettiin 4 kysymystä, joihin vastattiin samaisella sivustolla. Hankintayksikkö julkaisi 26.11.2020 yhden tarjouspyyntöä koskevan lisätietoviestin.

Hankintayksikkö havaitsi 3.12.2020 hankintailmoituksessa teknisen virheen, joka esti tarjoajia jättämästä osa-aluekohtaisia tarjouksia. Tästä johtuen hankintayksikkö korjasi tarjouspyyntöä ja pidensi samalla lisätietokysymysten jättöaikaa 14.12.2020 asti sekä tarjousten jätön määräaikaa 4.1.2021 asti.

3. Saadut tarjoukset

Tarjoukset tuli jättää sähköisesti Tarjouspalvelu-sivuston kautta 4.1.2021 klo 12:00 mennessä. Määräaikaan mennessä hankintayksikkö sai 15 tarjousta. Tarjoajat ja niiden tarjoamat osa-alueet olivat:

- Afka Oy (1600616-7): osa-alueet 1, 2 ja 3

- Beretta Palvelut Oy (1808448-4): osa-alue 3

- Clean-Kalle Ab Oy (0243124-2): osa-alue 2

- Coor Service Management Oy (1597866-9): osa-alueet 1 ja 3

- Fresh House Oy (0868611-5): osa-alueet 1 ja 3

- GR-Siivous Oy (1495189-4): osa-alue 3

- Lassila & Tikanoja Oyj (1680140-0): osa-alue 1

- MTB-Siivouspalvelu Oy (0680535-2): osa-alue 1

- Pudas tuote tmi (1770108-1): osa-alue 2

- Puhdas Unelma Oy (2558272-1): osa-alueet 1, 2 ja 3

- Siivoustoimisto Beki Oy (0196505-8): osa-alueet 1, 2 ja 3

- Siskon Siivous Oy (0977912-9): osa-alueet 1 ja 3

- SOL Palvelut Oy (2160299-1): osa-alue 1

- Tehopro Oy (2051385-8): osa-alue 3

- WIRTIN (2842319-5): osa-alue 1

4. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Julkisissa hankinnoissa lähtökohtana on, että tarjoaja vastaa tarjouksensa sisällöstä ja hankintayksiköllä on lähtökohtaisesti oikeus luottaa siihen, että tarjoajan tarjouksessa ilmoittamat tiedot pitävät paikkansa. Tarjoajan ilmoittamien tietojen paikkansapitävyys tulee tarkastaa tarjouskilpailun voittajan osalta ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista, minkä hankintayksikkö on tehnyt ennen hankintapäätöksen tekoa niiltä tarjoajilta, jotka näyttävät alustavan tarjousvertailun perusteella tulevan valituiksi.

Tarjouspyynnössä tarjoajan soveltuvuudelle oli asetettu seuraava vaatimus:

Nimetyllä asiakasvastaavalla tulee olla vähintään siivousteknikon tutkinto, siivoustyönohjaajan erikoisammattitutkinto tai vastaava aikaisempi tutkinto.

Alustavan tarjousvertailun perusteella valituiksi tulevista tarjoajista Afka Oy:llä ja Tehopro Oy:llä nimettyjen asiakasvastaavien koulutukset eivät vastaa tarjouspyynnössä vaadittua puhdistusalan koulutusta. Edellä mainitut tarjoajat eivät näin ollen täyttäneet tarjouspyynnössä kaikkia tarjoajan soveltuvuudelle asetettuja ehdottomia vähimmäisvaatimuksia, ja hankintayksikön tulee siten sulkea ne pois tarjouskilpailusta soveltuvuusehtojen vastaisuuden takia.

Osa-alueen 1 osalta Lassila & Tikanoja Oyj täytti tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset.

Osa-alueen 2 osalta Siivoustoimisto Beki Oy täytti tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset.

Osa-alueen 3 osalta Beretta Palvelut Oy, Coor Service Management Oy, Siivoustoimisto Beki Oy ja Siskon Siivous Oy täyttivät tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset.

5. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

Tarjoajien soveltuvuuden arvioinnin lisäksi myös tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arvioinnissa hankintayksikkö on luottanut tarjoajien tarjouksessa ilmoittamien tietojen paikkansapitävyyteen ja tarkastanut tietojen paikkansapitävyyden niiltä tarjoajilta, jotka näyttävät alustavan tarjousvertailun perusteella tulevan valituiksi.

Osa-alueen 1 osalta Lassila & Tikanoja Oyj:n tarjous oli tarjouspyynnön mukainen.

Osa-alueen 2 osalta Siivoustoimisto Beki Oy:n tarjous oli tarjouspyynnön mukainen.

Osa-alueen 3 osalta Beretta Palvelut Oy:n, Coor Service Management Oy:n, Siivoustoimisto Beki Oy:n ja Siskon Siivous Oy:n tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia.

6. Tarjousten vertailu

Tarjouksen valintaperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa hankinnan laadulliset kriteerit on sisällytetty tarjouspyynnön vähimmäis- ja kelpoisuusehtoihin. Vertailuperuste on halvin hinta.

Tarjousten vertailutaulukko on päätöksen liitteenä.

7. Hankintapäätös ja -sopimus

Hankinta esitetään tehtäväksi tehdyn kilpailutuksen perusteella seuraavasti:

- osa-alue 1 porras- ja toimitilasiivouspalvelut: Lassila & Tikanoja Oyj

- osa-alue 2 leirikeskuksien ja optiona saarikohteiden sekä Kellokosken Juhlatalon siivouspalvelut: Siivoustoimisto Beki Oy

- osa-alue 3 erikseen tilattavat ylläpito- ja perussiivouspalvelut: Beretta Palvelut Oy, Coor Service Management Oy, Siivoustoimisto Beki Oy ja Siskon Siivous Oy

Hankintasopimukset syntyvät vasta kirjallisten sopimusten allekirjoittamisella.

Liitteet

18	Siivouspalvelut Vertailutaulukko (ei julk. JulkL 6 § 3 kohta ja 7 § 2 mom.)