Yhteinen kirkkoneuvosto
Pöytäkirja 10.12.2020/Pykälä 330

533/2019

 

330 §

Yhteisten palveluiden Rohkeasti yhdessä valmisteluiden asiantuntijaryhmien tehtäväkuvaukset

 

Päätösehdotus

Seurakuntayhtymän johtaja Juha Rintamäki

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää

1) hyväksyä asiantuntijatyöryhmien tehtäväkuvaukset ja

2) asiantuntijatyöryhmien kokoonpanon.

 

Käsittely

Seurakuntayhtymän johtaja Juha Rintamäki selosti asiaa.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

 

Selostus

Rohkeasti yhdessä –talousvalmistelua varten perustettavien työryhmien asettamisesta

Yhteinen kirkkoneuvosto päätti 26.11.2020 asettaa priorisointien ja painopistealueiden strategisten linjausten määrittämiseksi asiantuntijatyöryhmät valmistelemaan esitykset ke-vään 2021 aikana. Strategiset linjaukset laaditaan henkilöstöön liittyen henkilöstösuunnitelmassa, digitaalisuuden ja tietohallinnon kehittämiseen liittyen digitalisaatiosuunnitelmassa sekä talouteen ja resurssien kohdentamiseen liittyen toimintaedellytysten turvaamissuunnitelmassa. Toimintaedellytysten turvaamissuunnitelma sisältää myös ehdotukset määrärahojen jakoperiaatteiden uudistamiseksi sekä toimintatuottojen lisäämiseksi.

Samassa päätöksessä yhteinen kirkkoneuvosto totesi, että digitalisaatiosuunnitelmaa valmistelee ICT-johtoryhmä.

Yhteinen kirkkoneuvosto päätti edellisten päätösten lisäksi asettaa hallinto-osaston toimintojen osalta työryhmän selvittämään keskusrekisteri-, asiakirjahallinto-, talous- ja tietohallintopalveluiden sekä henkilöstöosaston palveluiden keskittämis- ja hajauttamistarpeet yhdessä seurakuntien kanssa. Selvitysryhmään kutsutaan kirkkoherrainkokouksen edustajina 2 kirkkoherraa sekä 3 seurakuntien kirkkoherranvirastojen työntekijää. Kirkkoherrainkokous on nimennyt edustajansa marraskuun kokouksessaan. Hallinto-osaston ko. yksiköistä ja henkilöstöosastolta kutsutaan työryhmään edustajat.

 

 

Aikataulu

Kaikkien näiden ryhmien tehtävänä on laatia suunnitelmansa viimeistään toukokuun 2021 loppuun mennessä siten, että ne voidaan käsitellä kesän 2021 aikana yhteisessä kirkkoneuvostossa.

 

Asiantuntijaryhmien jäsenet

Ryhmien nimeämisessä on hyvä linjata aluksi, halutaanko asiantuntijaryhmiin nimettäväksi henkilöt missä määrin asiantuntemuksen ja missä määrin edustavuuden mukaisesti. Samoin tulee arvioitavaksi muun muassa, minkäkokoisista seurakunnista luottamushenkilöjäsenet nimetään ja millaista kirkkopoliittista kantaa he edustavat. Selkeintä olisi nimetä ryhmät pelkästään asiantuntemuksen perusteella ja altistaa asiantuntijaryhmien esittämät ehdotukset tämän jälkeen poliittiseen arviointiin luottamuselimissä.

Ehdotetaan, että asiantuntijaryhmien jäsenmääräksi kahdeksan (8) jäsentä siten, että virkamiesedustajia on neljä (4) ja luottamushenkilöedustajia on myös neljä (4). Ryhmän puheenjohtajina toimivat johtavat viranhaltijat siten, että henkilöstösuunnitelmaryhmää vetää henkilöstöjohtaja (tai sijaisensa), digitalisaatioryhmää hallintojohtaja (tai sijaisensa) ja toimintaedellytysten turvaamista suunnittelevaa ryhmää hallintojohtaja (tai sijaisensa) sekä yhteisten palveluiden ja seurakuntien työnjako ryhmää vetää yhteisen seurakuntatyön johtaja. Yhtymän johtaja Juha Rintamäellä ja Rohkeasti yhdessä –projektipäällikkö Minnamari Helasepällä on osallistumis- ja puheoikeus ko. ryhmissä. Ryhmiin voidaan kutsua kuultavaksi asiantuntijoita.

 

Yhteinen valmistelu

Asiantuntijatyöryhmien kokoonpanot ovat varsin pienet ja asiantuntijuutta on laajasti monilla Helsingin seurakuntayhtymän toimijoilla. Tämän vuoksi työskentelyssä mahdollistetaan kuuleminen niin, että asiantuntijaryhmien valmisteluun voidaan antaa erilaisia näkökulmia.

Yhteisen kirkkoneuvoston valmistelu tapahtuu yhdessä seurakuntayhtymän toimijoiden kanssa. Asiantuntijatyöryhmien valmistelun aikana järjestetään seurakunnille ja yhteisten palveluiden yksiköille mahdollisuus vaikuttaa prosessiin. Valmisteluun sisältyy myös seurakuntien toimintaa koskevia osa-alueita mm. kiinteistökannan määrittäminen ja ratkaisut, jotka liittyvät toiminta- ja tilamäärärahojen jakoperusteisiin.  Siksi tarvitaan myös lausuntokierros, jotta varmistetaan yhteisen tahtotilan tekeminen. Osana valmistelua toteutetaan myös henkilöstön kuulemisia sekä yhteistyötoimikunnan osalta toteutetaan asianmukaiset yhteiset keskustelut valmisteluun liittyen.

Henkilöstösuunnitelma

Henkilöstöstrategia ja palkitsemisstrategia ovat voimassa vuoteen 2022 asti. Henkilöstön sopeuttamistoimenpiteistä on laadittu taustamuistio vuonna 2017.  Henkilöstösuunnitelmaa laativan asiantuntijaryhmän tavoitteena on laatia sekä määrällinen että laadullinen suunnitelma henkilöstön kehittämiseksi vuoteen 2026 mennessä. Suunnitelman laadinnassa on hyvä ottaa huomioon edellä mainitut voimassa olevat strategiat.

Henkilöstösuunnitelman laatimiseksi perustettavan asiantuntijaryhmän jäsenten osaamisessa korostuu henkilöstön määrällisen ja laadullisen kehittämisen kokemus ja osaaminen. Strategisessa henkilöstön määrällisessä suunnittelussa etuna on, että jäsenillä on kokemusta seurakuntatyöstä, henkilöstöjohtamisesta sekä palvelussuhteiden kehittämisestä lainsäädännön näkökulma huomioiden. Laadullinen suunnittelu edellyttää työhyvinvointiin vaikuttavien tekijöiden tunnistamista ja kokemusta työhyvinvoinnin kehittämisestä.

 

Digitalisaatiosuunnitelma

Digitalisaatiosuunnitelmaa laativan asiantuntijatyöryhmän tehtävänä on laatia vuoteen 2026 ulottuva digitalisaatiosuunnitelma. Suunnitelma on uusi ja se tulee korvaamaan olemassa olevan ja vuoteen 2020 päättyvän ICT-strategian. Digitalisaatiosuunnitelman tavoitteena on olla helsinkiläisten sekä seurakuntien ja yhteisten palveluiden työntekijöiden tarpeista kumpuava toimintasuunnitelma digitalisaation ja digitaalisten palveluiden kehittämiseksi Helsingin seurakunnissa ja yhteisissä palveluissa.

Helsingin seurakuntayhtymä on äskettäin ottanut käyttöön tilannehuonekonseptin toiminnan suunnittelun ja kehittämisen tavaksi. Tämän toimintatavan mukaisesti digitalisaatiosuunnitelmatyön tavoitteena ei ole niinkään luoda laajaa kirjallista monikymmensivuista dokumenttia, vaan palvelumuotoilun keinoin aikaansaada elävä suunnitelmaprosessi. Tavoitteena on suunnitelma, jossa asiakaskokemus ja –toiveet sekä seurakuntayhtymän työntekijät ja luottamushenkilöt digitalisaation toteuttajina saadaan kehityksen keskiöön. Suunnitteluprosessin tulee olla niin kevyt ja sen osoittaman kehityspolun niin selkeä, että jokaisen työntekijän on mahdollista sisäistää se ja toimia sen mukaisesti omassa työssään.

Sekä virkamies- että luottamushenkilöjäseniltä edellytetään osaamista digitaalisten palveluiden suunnittelusta, käyttöönotosta tai ko. palveluiden mahdollisuuksien tunnistamisesta seurakuntien toiminnassa ja palveluissa.

 

Toimintaedellytysten turvaamissuunnitelma

Toimintaedellytysten turvaamissuunnitelmaa valmistelevan asiantuntijaryhmän tehtävänä on tarkentaa taloussuunnitelma vuoteen 2030 asti. Ryhmän tehtävänä on myös linjata toimintamenojen ja investointien supistamistarve vuoteen 2026 ja vuoteen 2030 mennessä. Tämän lisäksi työryhmä laatii ehdotukset määrärahojen jakoperiaatteiden uudistamiseksi sekä toimintatuottojen lisäämiseksi.

Työryhmän jäsenten osaamisessa olennaista on seurakuntien taloussuunnitteluvälineiden (laskelmat, tuloihin ja menoihin vaikuttavat tekijät sekä varainhankinnan menettelyt) hyvä tuntemus.

 

Rohkeasti yhdessä –kiinteistöstrategian ja luopumissuunnitelman laatimista varten perustettavan työryhmän asettaminen

Yhteinen kirkkoneuvosto asetti 22.10.2020 työryhmän laatimaan esityksiä Helsingin seurakuntayhtymän kiinteistöstrategiaksi sekä kiinteistöjä ja toimitiloja koskevaksi luopumissuunnitelmaksi. 

Työryhmän kokoonkutsujana ja puheenjohtajana toimii kiinteistöjohtaja Kai Heinonen ja jäseninä seurakuntayhtymän johtaja Juha Rintamäki, yhteisen seurakuntatyön johtaja Stefan Forsén, hallintojohtaja Juha Tuohimäki, kiinteistökehityspäällikkö Kaarina Rötsä, sekä yhteisen kirkkoneuvoston edustajina neuvoston puheenjohtaja Jukka Pakarinen, varapuheenjohtaja Riitta Asikanius ja neuvoston jäsenet Esa Ahonen sekä Salla Ranta.  Lisäksi kirkkoherrojen kokous tulee valitsemaan ryhmän jäseneksi yhden kirkkoherran.          

Yhteinen kirkkoneuvosto asetti 15.08.2019 investointimäärärahojen kohdentamisperusteiden laatimista varten työryhmän, jonka tavoitteeksi asetettiin määritellä perusteet, kun arvioidaan mihin seurakuntayhtymän kiinteistöihin ja kohteisiin korjaus- ja muita investointivaroja kohdennetaan.

Tämän todettiin olevan tärkeää paitsi erityisesti suurempien peruskorjausmäärärahojen kohdalla mutta myös pienempien hankintojen kohdalla. Määriteltyjen parametrien myötä investointimäärärahat voidaan

paremmin ohjata niihin kohteisiin, joilla on merkitystä seurakuntien toiminnalle pitkällä tähtäimellä ja vältetään investoimasta kohteisiin, joista voidaan luopua.

Tämä työryhmä, jonka nimeksi tuli investointien priorisointityöryhmä, sai määriteltyä varsinaiset perusteet tavoitteen mukaisesti vuoden 2019 loppuun mennessä.  Tässä yhteydessä kuitenkin todettiin, että perusteet tarvitsisivat jonkinlaisen pisteytysjärjestelmän, joka mahdollistaisi perusteiden arvioinnin yhteismitallisuuden.  Työtä jatkettiin myös perusteiden hienosäädön osalta vuoden 2020 puolella, mutta pisteytysjärjestelmää ei tehty, koska suuri osa perusteista ts. parametreistä koettiin sellaisiksi, että niitä olisi vaikeaa kvantifioida yhteismitallisiksi. Työryhmä jatkoi toimintaansa arvioimalla, miten perusteiden soveltaminen käytännössä vaikuttaisi yhtymän seurakuntien ja yksiköiden tilanteeseen ja toimipaikkaverkostoon.  Työryhmä myös keskusteli siitä, miten hupenevat investointimäärärahat suunnittelukauden 2021 – 2023 vuosina kohdennettaisiin ja mistä toimipaikoista kannattaisi luopua investointimäärärahojen riittävyyden ja seurakuntien toiminnan turvaamiseksi. 

Työryhmä totesi, että optimaalisen toimipaikkaverkoston suunnitteluun tarvitaan kiinteistöstrategia ja luopumissuunnitelma, jonka lähtökohtana on edellä mainittu strategia. Tähän perustuen todettiin, että investointien priorisointityöryhmällä olisi edellä esitetyn työskentelyn pohjalta  hyvät lähtökohdat jatkaa työtä yhtymän kiinteistöstrategian laatimiseksi.  Strategia tulee perustumaan aiemmassa työssä käsiteltyihin asioihin. Kiinteistöstrategian pohjalta laaditaan suunnitelma siitä, millainen Helsingin seurakuntien toimipaikkaverkoston pitäisi tulevaisuudessa olla.  Koska yhtymän säästöt ja tulot eivät riitä kaikkien nykyisten kirkkojen ja muiden toimipaikkojen ylläpitoon ja omistamiseen, tarvitaan toimitilojen käytön optimointia, minkä tulee johtaa kiinteistöistä ja toimitiloista luopumiseen. Kiinteistöstrategian laatimisen pohjalta työryhmällä tulee olemaan hyvät lähtökohdat luopumissuunnitelmaa koskevan esityksen laatimiseen.

Sekä strategian että varsinkin luopumissuunnitelman laatiminen, edellyttää läheistä yhteistyötä seurakuntien kanssa. Tämän yhteistyön muodot määritellään myöhemmin työn alettua. 

Tavoitteena on, että strategiaa koskeva esitys saataisiin yhteisen kirkkoneuvoston käsittelyyn toukokuussa 2021.  Luopumissuunnitelmaa koskeva esitys on tarkoitus tuoda yhteisen kirkkoneuvoston käsittelyyn vuoden 2021 syksyllä.

 

Yhteisten palveluiden ja seurakuntien työnjaon ehdotus

Työnjako seurakuntien ja yhteisten työmuotojen välillä tulee huomioida

a.    Mitkä tehtävät ovat sellaisia, joita pystyy tekemään ainoastaan seurakunnassa

b.    Mitkä tehtävät ovat sellaisia, joita pystyy tekemään ainoastaan keskitetysti

c.    Mitkä tehtävät ovat sellaisia, että ne vaativat entistä enemmän yhteistyötä

d.    Mitkä tehtävät ovat sellaisia, että niitä ei enää tarvita, tai voidaan hankkia ulkopuolelta

Työnjakoselvityksessä otetaan huomioon ne neljä osastoa jotka kuuluvat yhteisiin palveluihin, sekä yhteinen viestintä ja yhtymän johtajan tehtävät.

Asiantuntijatyöryhmän tehtävä on kartoittaa tilannetta käyttäen hyväksi Rohkeasti Yhdessä hankkeessa saatua tietoa ja luoda esityksen optimaalisesta työnjaosta joka on taloudellisesti ja toiminnallisesti tehokkain ja joka parhaiten tukee kirkon tehtävää Helsingissä.

Tämän asiantuntijatyöryhmän poikkeaa muista ryhmistä siten että sen pitää huomioida mitä muissa ryhmissä tapahtuu ja samalla tämän ryhmän suunnitelmat vaikuttavan kaikkeen muuhun toimintaan. Myös mahdollinen tuleva rakennemuutos vaikuttaa ryhmän toimintaan.

Työryhmä toimii läheisesti yhteistyössä Yhteisen seurakuntatyön kehittämisosaston (tilannehuoneen) kanssa. Toiminnassa käytetään hyväksi tilastotietoa, sekä ne mittarit joita luodaan tiedolla johtamisen toiminnan puitteessa.

 

Asiantuntiajaryhmiin hakeminen

Yhteinen kirkkoneuvosto nimittää asiantuntijatyöryhmät tammikuun kokouksessaan. Tätä varten Helsingin seurakuntayhtymässä on avoin haku vuoden 2020 loppuun mennessä. Asiantuntijaryhmiin haetaan avoimella hakemuksella, johon liitetään perustelut mitä asiantuntijuutta asianomainen toisi ko. asiantuntijaryhmään. Ehdotuksia luottamushenkilöiden ja työntekijöiden lisäksi olevista asiantuntijoista otetaan myös huomioon valmisteltaessa ehdotusta kokoonpanoista.

Hakemukset toimitetaan Helsingin seurakuntayhtymän asianhallintaan osoitteeseen asianhallinta.hsrky@evl.fi 31.12.2020 mennessä.

 

Liitteet

15	Taustamuistio: selvitysryhmien asettaminen