Yhteinen kirkkoneuvosto
Pöytäkirja 16.04.2020/Pykälä 113

86/2020

 

113 §

Helsingin seurakuntien tervetuloesitteiden 2020 painatus ja magneettien toteutus

 

Päätösehdotus

Seurakuntayhtymän johtaja Juha Rintamäki

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää

1)                     tilata Helsingin seurakuntien tervetuloesitteiden painatuksen kokonaistaloudellisesti edullisimmalta Grano Oy:ltä hintaan 25.230 € + alv. 6.055,20 €, yhteensä veroineen 31.285,20 €. Kustannukset kohdistetaan Viestinnän kustannuspaikalle 3502100000.

2)                     valtuuttaa viestintäpäällikkö Kimmo Holapan allekirjoittamaan tilaussopimuksen.

3)                     valtuuttaa viestintäpäällikkö Kimmo Holapan ratkaisemaan mahdollisen option käyttöönoton.

4)                     tarkastaa välittömästi tätä asiaa koskevan pöytäkirjan pykälän.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

 

Selostus

Helsingin 20 seurakunnan tervetuloesitteet seurakuntaan muuttaneille on yleensä uusittu kahden vuoden välein. Vuonna 2018 käyttöönotettua esitettä pidettiin kuitenkin niin onnistuneena, että sen käyttöä päätettiin jatkaa vuoden 2021 puolelle pienin tietotarkistuksin. Tervetuloesite seurakuntaan muuttaneelle sisältää tervehdyksen lisäksi lahjana jääkaappimagneetit.

Vuonna 2018 kilpailutettu painosopimus optioineen oli voimassa vuoden 2019 loppuun saakka. Siksi painatus on nyt kilpailutettu uudelleen vuodelle 2020 ja – mikäli uuden materiaalin suunnittelu ja käyttöönotto jostain syystä viivästyvät – optiona myös vuodelle 2021. Uuden materiaalin suunnittelu on tarkoitus aloittaa syksyllä 2020.

Tervetuloesitteitä painetaan 20 erilaista kappaletta eri määrillä, vähimmillään 400 kpl/seurakunta ja enimmillään 5.000 kpl/seurakunta. Yhden vuoden tarve on arviolta 41.300 kpl suomenkielistä ja 2.200 kpl ruotsinkielistä esitettä sisältäen kirjeen ja magneetit. Esitteitä painetaan yhdeksi vuodeksi kerrallaan, sillä esitteiden sisältämät tiedot vaativat päivittämistä.

Hankintaan kuuluu esitteiden painatus ja magneettien toteutus vuodelle 2020 sekä toimitus asiakkaan ilmoittamiin kahteen osoitteeseen. Tilaajalla on oikeus tilata tämän hankinnan nojalla samoin ehdoin valitulta toimittajalta esitteestä ja magneeteista lisäpainatuksia. Lisäpainatusten tilaaminen on optio, joiden käyttöönoton tilaaja ratkaisee erikseen. Optio on tilaajan oikeus tehdä lisähankinta valitulta toimittajalta ilman erillistä kilpailutusta ja se on voimassa vuoden 2021 loppuun saakka.

Tarjouspyyntö 291734 lähetettiin Cloudian kautta 23.3.2020 kolmelle kirjapainolle Laine Direct Oy:lle, Niini Co Oy:lle sekä Grano Oy:lle. Tarjouspyynnöstä oli mahdollisuus esittää kysymyksiä. Asetettuun määräaikaan 30.3.2020 mennessä yhtään kysymystä ei esitetty. Määräaikaan 6.4.2020 klo 9 mennessä saapuivat tarjoukset kaikilta kolmelta yritykseltä. Tarjoukset ovat voimassa 15.5.2020 saakka.

Tarjousten vertailutaulukosta käy ilmi, että kaikki painotalot täyttävät vaaditut ehdot. Tarjouspyynnössä mainitut kohteet ja kriteerit on eritelty ja kustannukset on ilmoitettu kolmessa osassa: tervetulokirje, jääkaappimagneetit 4 kpl:n seteissä sekä paketointi, joka sisältää kiinnitystavan ja magneetin sisään piston.

Tarjoukset vertailtiin tarjouspyynnössä kuvatusti parhaan hinta-laatusuhteen perusteella.

Painotyön ja magneettien toteutukselle asetettiin seuraavat valintaperusteet tärkeysjärjestyksessä:

1. Tervetulopaketin tulee pysyä siististi kiinni ja ehjänä säilytyksessä ja postituksessa.

2. Magneettisetissä arvostamme sitä, että magneetit saa helposti toisistaan irti. Lisäksi arvostamme käytetyn materiaalin jämäkkyyttä.

3. Sitoutuminen nopeaan toimitusaikatauluun (toimitusaika tilauksesta, arvostamme nopeaa toimitusaikaa).

4. Tarjouksen kokonaishinta, arvostamme edullista kokonaistarjoushintaa.

Kaikilta pyydettiin mallit toteutuksesta. Laineen malli ei saapunut vertailuun, joten sitä arvioitiin ainoastaan tarjouksen mukana saatujen selvitysten pohjalta. Kaikki kolme tarjosivat samaa sulkutapaa, joka on jo käytössäkin todettu toimivaksi myös ilman tarrakiinnitystä. Muiden kriteereiden osalta Grano Oy tarjoaa laadukkaimman toteutuksen. Kirjeessä käytetyssä paperissa on hyvä jämäkkyys ja siistit reunat. Magneetit irtoavat toisistaan helpommin, ovat jämäkämpiä ja sitä kautta toteutukseltaan jääkaappimagneettimaisempia. Kaikki tarjoajat lupasivat toimittaa tilauksen tarjouspyyntöön määritellyn toimitusajan puitteissa.

Granon tarjous on kokonaiskustannuksiltaan halvin, yhteensä 25.230 € + alv. eli 0,58 € + alv./kpl. Niinin kokonaishinta on 29.145 € + alv. eli 0,67 € + alv./kpl ja Laineen 33.930 € + alv. eli 0,78 € + alv./kpl.

Hankintasopimus ei synny hankintapäätöksellä ja siihen liittyvällä tiedoksiannolla. Tätä hankintaa koskeva sopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

 

Liitteet

17	Tarjouspyyntö tervetulokirjeen painatus 2020
18	Avauspöytäkirja tervetulokirjeen painatus 2020
19	Vertailutaulukko tervetulokirjeen painatus 2020
20	Tarjous Grano Oy tervetulokirjeen painatus 2020
21	Selvitys esitteiden ja magneettisettien yksikköhinnoittelusta Grano Oy (luottamuksellinen)