Yhteinen kirkkoneuvosto
Pöytäkirja 10.10.2019 Pykälä 287

635/2015

 

287 §

Hautaportaalihankkeen raportti

 

Päätösehdotus

Seurakuntayhtymän johtaja Juha Rintamäki

Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee tiedoksi hautaan siunaamisen sähköisen ajanvarauksen ABC-loppuraportin sekä hautaportaalihankkeen etenemisen aikataulun

 

Päätös

Merkittiin tiedoksi.

 

Selostus

Hautaan siunaamisen sähköisen ajanvarauksen osahanke saatu päätökseen

Helsingin Seurakuntayhtymän toimintakulttuurin muutoksen yksi kärkihanke on hautaportaalihanke ”Seurakunta tukena kuoleman kohdatessa”. Hautaportaalihanke on jaettu kolmeen osahankkeeseen 1) hautaan siunaamisen sähköinen ajanvaraus 2) hautakartta ja hautapaikan sähköinen varaus ja 3) sidosryhmäpalvelut.

Hautaportaalihankkeen pitkän tähtäimen tavoitteet ovat 1) Kaikkien palveluiden sähköinen tarjonta omaiselle läheisen kuoltua 2) Kirkon aseman vahvistaminen kuoleman kohdatessa 3) Omaislähtöisyyden vahvistaminen seurakuntien ja yhtymän palveluissa.

Hautaan siunaamisen ajanvaraus on saatu osahankkeena päätökseen niin, että 16.9. mennessä kaikki Helsingin Seurakuntayhtymän 20 seurakuntaa on siirtynyt sähköiseen ajanvaraukseen. Hautaan siunaamisen ajanvarauspalvelu mahdollistaa omaisen asioinnin henkilö- ja tilavarausten osalta sähköisesti ajasta ja paikasta riippumatta. Projektin lopputuotoksena on Azuressa sijaitsevalle sähköiselle asiointialustalle sijoitettava hautaan siunaamisen ajanvarauspalvelu, johon asiakas/seurakuntalainen tunnistautuu vahvasti Suomi.fi-palvelun kautta. Järjestelmästä on liittymät niin Kirjuriin kuin Status Hautakirjaan, taustajärjestelmänä toimii toiminnanohjausjärjestelmä Prime. Ensimmäisessä vaiheessa rakennettiin perustarpeet täyttävä varauspalvelu, jota voidaan rikastaa ja kehittää edelleen esimerkiksi asiakaspalautteiden pohjalta. 

Keskeisenä osana projektia on mallinnettu ja yhtenäistetty eri seurakuntien ja hautapalveluiden palveluprosessit sekä luotu selkeät vastuumatriisit. 

Projektin oheistuotoksena vakiinnutettiin yhtymän työkalujen käyttötapoja ja prosesseja siirtämällä sekä projektinhallinta että seurakuntien projektiin liittyvä kommunikaatio pääosin Teamsiin. 

 

Hautakartta valmiiksi vuoden loppuun mennessä, hautapaikan sähköinen varaus kevään 2020 aikana ja sidosryhmäpalvelut vuoden 2020 loppuun mennessä 

Hautaportaalihankkeen kokonaisuudessa seuraava askel hautakarttapalvelun kehittäminen. Tavoite on saada se valmiiksi vuoden 2019 jouluun mennessä. Hautakartta ominaisuus on jo ollut työntekijäkäytössä ja asiakasominaisuus on jatkokehitys tästä käytössä olleesta ominaisuudesta.

Kevään 2020 aikana kehittämisen keskiössä on hautapaikan sähköinen varaaminen ja syksyllä 2020 keskiöön tulee sidosryhmäpalveluiden kehittäminen siten, että hautaportaalin kaikki keskeiset toiminnallisuudet ovat käytössä vuoden 2020 loppuun mennessä.  

 

Liitteet

2	Hautaportaali roadmap-johtajisto 1.10. 2019
3	Loppuraportti Hautaan siunaamisen ajanvarausV2.0