Yhteinen kirkkoneuvosto
Pöytäkirja 12.09.2019 Pykälä 260

87/2019

 

260 §

Diakonisen painotuksen harkinnanvaraiset määrärahat vuoden 2020 talousarvioesityksessä sekä vuosien 2020-2022 toiminta- ja taloussuunnitelmassa

 

Päätösehdotus

Seurakuntayhtymän johtaja Juha Rintamäki

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää

1)     ottaa vuoden 2020 talousarvioesitykseen sekä vuosien 2020-2022 toiminta ja taloussuunnitelmaesitykseen diakoniaprojektien määrärahat liitteen mukaisesti

2)     edellyttää, että diakoniaprojekteihin määrärahaa saavat seurakunnat ja yhteiset työmuodot antavat projektista selvityksen vuosittain toimintakertomuksen yhteydessä

3)     hyvitykset määrärahan käytöstä tuloutetaan seurakunnille ja yhteisiin työmuotoihin kaksi kertaa vuodessa hyväksytyn raportoinnin jälkeen

4)     kaikkien projektien ja hankkeiden osalta käytetään ABC-projektisuunnitelmaa ja - raportointilomakkeita hankkeiden edistymisen ja yhdenvertaisen raportoinnin työkaluina

5)     hyväksyy liitteen mukaisen diakonisten leirien tuen vuodelle 2020 ja

6)     antaa yhteisen seurakuntatyön johtajan tehtäväksi hyväksyä tuen maksaminen vuonna 2020 toteutuneen leiritoiminnan perusteella

 

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

 

Selostus

Yhteinen kirkkoneuvosto valtuutti kokouksessaan 14.6.2018 diakonian päällikön valmistelemaan diakonian kehitystyöhön tarkoitetun määrärahan uudet käyttöperiaatteet. Diakonisen painotuksen harkinnanvaraiset jakoperusteet ja raportointikäytännöt ovat olleet samat lähes 20 vuotta. Raha on ollut haettavissa kerran vuodessa ja sitä on myönnetty 42.000 euroa vuodessa 1-3 vuotta kestäviin projekteihin. Kehitystyöhön käytettävä määräraha on pysynyt samana kuin aikaisemmin.

 

Diakoniapainotteisten hankkeiden haku ja raportointikäytännöt ovat muuttuneet

Diakoninen kehitystyö edellyttää ketteryyttä ja tarvittaessa nopeaa reagointia. Hankkeissa tulee yhä enemmän kiinnittää huomiota verkostomaiseen, innovatiiviseen ja kokeilevaan työotteeseen. Projektien ja hankkeiden integroiminen muuhun toimintaan on merkittävää alusta alkaen. Kirkkoherra tai yksikön esimies vastaa hankeen edistymisestä yhdessä seurakuntaneuvoston/yhteisen kirkkoneuvoston kanssa.

Seurakuntaneuvostoilla on mahdollisuus esittää lisärahan saamista diakonisia haasteita varten. Diakoniaprojektien perusteena on, että seurakunnalla on toiminnallinen diakoninen tarve, jota ei voida hoitaa normaalin palkka- ja toimintamäärärahan puitteissa. Tarpeensa pohjalta seurakunta laatii suunnitelman erityistoiminnasta tai projektista ABC-projektisuunnitelmaa hyväksi käyttäen. Projektin kesto voi olla 1-3 vuotta ja suunnitelmaan sisällytetään hankkeeseen liittyvä talousarvio.

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää palkka- ja toimintamäärärahaan mahdollisesti lisättävästä summasta. Päätös voidaan tehdä vuotta 2020 tai vuosia 2020 - 2022 koskevana.

Hankeideoiden haku on jatkuva. Käsittelypäiviä on vuoden 2019 aikana kolme, mihin mennessä saapuneet ideat pääsevät jatkokäsittelyyn. Ideat käydään läpi; yhdistellään samankaltaisia tai ohjataan eteenpäin esimerkiksi ulkoisen rahoituksen hakuun tai Tilannehuoneen strategiatyöskentelyn osaksi jne.

Käsittelypäivät ovat 9.5., 30.8. ja 29.11. Alkukäsittelyn tekevät vs diakonian päällikkö Mare Kinanen, hankerahoitusasiantuntija Riina Lilja ja controller Jyrki Mäkeläinen. Varsinaisen esityksen YKN:lle tekevät erikseen valitut eri hallinnontasojen päälliköt tai nimetyt edustajat.

Päätöksen jälkeen voidaan aloittaa työskentely sovittavan aikataulun mukaisesti. Päätöksen perustana toimii ABC-projektimallin projektisuunnitelma. https://evl.sharepoint.com/sites/sinfo/Sinfo/Sivut/HSRKY-ABC-projektimalli.aspx

Projektisuunnitelman tulee olla kirkkoherran hyväksymä ja seurakuntaneuvoston käsittelemä ennen sen lähettämistä yhtymään. Mallin käyttöön tarjotaan koulutusta vuosittain

Ohjausryhmä seuraa hankkeen edistymistä ja työn kehittymistä säännöllisesti. Ohjausryhmän nimittää kirkkoherra. Ohjausryhmä kokoontuu keskimäärin 4 kertaa vuodessa.

Talouden hoitamiseen nimetään henkilö, joka sitä hoitaa. Alusta alkaen on kiinnitettävä huomiota talouden rakentumiseen. Myönnetty määräraha ei kata kaikkia kustannuksia vaan aina on mukana myös seurakunnan/yksikön omarahoitus tai mahdollinen ulkopuolinen rahoitus. Hankeen tavoitteena on tuetun kehittämistyön jälkeen integroitua seurakunnan toimintaan ja kokonaistalouteen.

Viestinnän ja vaikuttavuuden osalta nimetään henkilö/henkilöt, jotka huolehtivat hankkeen näkyvyydestä sekä työn vaikuttavuudesta kohderyhmälle. Tähän käytetään myös tarkoituksen mukaista mittaristoa, jolla asiaa voidaan arvioida. Vaikuttavuuden ja viestinnän arviointi dokumentoidaan vuosittain.

Edistymisraportit kertovat hankkeen etenemisestä. Niihin kirjataan asiat, jotka ovat muuttuneet edellisen raportoinnin jälkeen ja sellaiset kohdat joihin seuraavalla puolivuotisjaksolla on syytä paneutua. Erillisenä osana vuosittain raportoidaan myös hankkeen vaikuttavuudesta seurakunnassa/asiakkaissa/toiminnossa.

Edistymisraporttien eräpäivät vuonna 2019 ovat 15.5. ja 31.10.

Edistymisraportin hyväksymisen jälkeen hyvitetään seurakunnalle myönnetty määräraha ilmoitetulle kustannuspaikalle. Syksyn edistymisraportin perusteella vapautetaan seurakunnalle/yksikölle seuraavan vuoden optio määrärahan käyttöön.

Muita dokumenttipohjia käytetään tarpeen mukaan syventämään eri osa-alueita työn edetessä. Kuitenkin niin, että jokaiselta hankkeelta löytyy vuosittain tehty vaikuttavuuden ja viestinnän arviointi, jonka palautuspäivä on lokakuun edistymisraportin yhteydessä.

Loppuraportti laaditaan hyvissä ajoin ennen hankkeen päättymistä. Sen hyväksyy kirkkoherra ja käsittelee seurakuntaneuvosto.

Päätöstapahtuma on tilaisuus, jossa tuodaan tehdyn kehittämistyön tuotokset, löydöt ja tulevaisuus esille ja näkyviin. Tapahtuman muodon ja laajuuden määrittelee työtä ohjaava taho tilanteen mukaan. Se on kuitenkin mahdollisuus olla jakamassa sitä hyvää mitä on tehty helsinkiläisten hyväksi ja paremman huomisen varmistamiseksi.

Projektisalkku kokoaa hankkeiden edistymisen yhteen ja se on nähtävillä Sinfossa. Projektisalkkuun pääsee hankkeiden hakusivulta https://evl.sharepoint.com/sites/sinfo/Sinfo/Documents/Diakoniset%20hankkeet%20projektisalkku.xlsx

Sieltä voi nähdä mitä on meneillään hankerintamalla. Tavoitteena on koota sinne myös seurakuntien omarahoituksella toimivien hankkeiden tiedot ja vaiheet. Usein mietitään samankaltaisia kysymyksiä eri seurakunnissa ja yksiköissä. Tätä kautta voimme yhdistää voimiamme ja löytää uusia mahdollisuuksia kehittää työtä yhdessä.  Salkku toimii liikennevalokoodeilla. Vihreä = edistyy suunnitelman mukaan, keltainen = hieman jäljessä, punainen = edistyminen on pysähtynyt. Koodisto päivitetään edistymisraporttien tai muun saadun tiedon perusteella.

Hanke- ja projektityöntekijät kokoontuvat 2-4 kertaa vuodessa ja perehtyvät meneillään oleviin hakkeisiin sekä niihin kysymyksiin, jotka nousevat kehittämistyön keskeltä. Vuosittain kutsutaan mukaan myös esimiehet yhteiseen työskentelyyn. Esimiehet ovat luonnollisesti tervetulleita myös muihin tapaamisiin ja saavat niihin kutsun samalla kun työntekijöitä kutsutaan työskentelyihin. Koollekutsujana toimii diakonian päällikkö.

Seuraava esimiesten ja työntekijöiden yhteinen työskentely on 30.8.2019. klo 12-14, Kolmas linja 22, 4. kerros

Teams-työskentelyä käytetään projektityöntekijöiden yhteisenä alustana ja sen kautta voidaan jakaa omaa työtä, sekä keskustella arjen keskellä syntyneistä kysymyksistä. Teamsin kautta saa myös sparrausta tarpeen mukaan niiltä työntekijöiltä, jotka yhtymän puolelta ovat hankkeiden valmisteluissa ja työskentelyissä mukana. 

Yhteinen kirkkoneuvosto on talousarvion kehyksestä päättäessään varannut erillisen määrärahan seurakunnan diakonisten tarpeiden huomioon ottamiseksi. Vuoden 2020 kehyksessä tämä raha on 675.000 euroa diakoniaprojekteihin ja diakonialeirien tukemiseen.

Kullekin vuodelle on tehtävä puolivuosittain ABC-projektimallin mukainen raportointi, jossa kerrotaan hankkeen edistymisestä.

Seurakunta voi myös hakea tukea diakonialeiritoimintaan. Leirien määrärahavaraus vuodelle 2020 on tästä määrärahasta arviona 30.000 euroa ja diakoniaprojektien toteuttamiseen 645.000 euroa. 

Hakemukset diakoniaprojekteihin ja diakonialeiritukeen lähetetään diakoniapäällikölle. Haku on avoin läpi vuoden Webropol -ideahakuna ja käsittelypäiviä on tarpeen mukaan. Määräraha annetaan sisäisenä avustuksena jälkikäteen hyväksytyn raportoinnin jälkeen. Maksatuksen ajankohdat ovat toukokuu ja marraskuu.

Vuoden kuluessa mahdollisesti esille tulevia ennakoimattomia diakonisia tarpeita voidaan ottaa rajoitetusti huomioon kriisirahastoa käyttämällä.

Seurakunta on velvollinen selvittämään diakoniaerityismäärärahan käytön vuosittain yhteiselle kirkkoneuvostolle. Selvityksen antamisesta annetaan ohje erikseen.

Aikaisemmin mahdollisuutena ollut neljännen toimintavuoden hakeminen on poistettu käytöstä.

 

 Diakoniaprojektit 2020

Seurakunnilta ja yhteiseltä seurakuntatyöltä on pyydetty toukokuun 15. päivään mennessä edistymisraportit meneillään olevista projekteista. Diakoniapainotteisissa projekteissa ja kehityshankkeissa on erityisesti haluttu kiinnittää huomio seuraaviin asioihin:

• projekti tai hanke on tavoitteiltaan ja toiminnaltaan linjassa toimintakulttuurin muutosesitysten kanssa

• tavoitteet ja toimenpiteet ovat selkeät ja tarkasti määritellyt

• projektissa tai hankkeessa on kiinnitetty huomio toiminnan arviointiin ja vaikuttavuuteen

• kohderyhmä on selkeästi määritelty ja rajattu

• projektin tai hankkeen kannalta tarpeelliset yhteistyökumppanit on kartoitettu ja sitoutettu mukaan

• kustannusarvio suhteessa projektin tai hankkeen tavoitteisiin ja toimenpiteisiin on perusteltu ja kohtuullinen

• projektilla tai hankkeella on suunnitelma toiminnan jatkumisesta ja vakiinnuttamisesta sekä tulosten levittämisestä hankkeen päättymisen jälkeen

• seurakuntien ja yhteisten työmuotojen johtavat viranhaltijat ja päättävät elimet ovat sitoutuneita hankkeen edistämiseen

 

Liitteissä on koottuna yhteenveto haettavana olevista diakoniapainotteisista hankkeista ja niiden tämän hetkinen vaihe sekä käynnissä olevien projektien edistymisraportit.

Käynnissä olevat projektit ovat siirtyneet keväällä 2019 käyttämään ABC-projektimallin mukaisia raportointivälineitä. Ne ovat vielä puutteellisia, koska hankkeet on aloitettu aikaisemmin käytössä olevien haku- ja raportointikaavakkeilla. Raportoinnissa päädyttiin siirtymään kaikkien osalta kerralla uuteen järjestelmään. Uudet hankkeet käyttävät alusta alkaen ABC-projektinhallintaa ja raportointia.

Määräaikaan mennessä tuli uusia ideoita kaikkiaan viisi kappaletta. Ideoivien tahojen kanssa on käyty vähintään yksi hankkeen sparraus ja aiheen kirkastamiskeskustelu, jonka jälkeen on ryhdytty ABC-projektisuunnitelman laatimiseen. YKN kokouspäivään mennessä kaksi valmista suunnitelmaa on vastaanotettu. Liitteinä näistä Turvaverkko ja Länsi-Helsingin seurakuntien yhteisöruokailut.

Meneillään olevien ja ehdotettujen uusien hankkeiden loppusumma on vuodelle 2020 on 355 000 euroa. Myöhemmin jaettavaa tukea diakoniapainotteisille hankkeille jää vielä 290 000 euroa. Näin ajatus siitä, että kehitysrahaa olisi haettavana useammassa kohden vuotta täytyy ja on mahdollista toimia joustavammin myös päätöksenteossa.

Liitteenä on taulukko, josta käy ilmi käynnissä olevat projektit ja uudet hankkeet. Taulukkoon on kirjattu näkyviin myös ne projektit, jotka joko päättyvät vuonna 2019 tai jatkuvat seurakunnan omalla rahoituksella vuoden 2020 puolella. Alkuperäiset projektisuunnitelmat ja edistymisraportit ovat esittelijällä tutustumista varten.

 

Diakonialeirituki 2020

Diakonisen painotuksen harkinnanvaraisesta määrärahasta on osoitettu diakonialeiritukiin 30.000 euroa.

Tukea myönnetään

• täysihoitokustannuksiin (majoitus + ruoka) sekä

• kuljetuskustannuksiin (edestakainen matka leirille).

Tuki maksetaan aina todellisten kustannusten mukaan tositteita vastaan

Leirituki on

• 40 % täysihoitokustannuksista, kun aikuisen vuorokausimaksu on yli 30 € / vrk ja lapsen vuorokausimaksu on 15 € / vrk

• kuljetuskustannuksista 25 %, enintään kuitenkin 300 €.

Seurakunnilta ja yhteiseltä seurakuntatyöltä on pyydetty 15. toukokuuta mennessä ehdotukset mahdollisen leirituen käytöstä vuonna 2020. Liitteeseen on koottu yhteenveto anomuksista sekä ehdotus tuen myöntämisestä, joka ylittää 1 874,30 ennalta määritellyn määrärahan.

Diakonisten leirien tukemiseen esitetään myönnettäväksi 31 874,30 euroa. Tuen maksaminen tapahtuu leirien toteutuneiden leirivuorokausien perusteella, joten lopullinen maksettavien avustusten yhteismäärä selviää syksyllä 2020.

Päätöksen tuen maksamisesta eri leireille vuonna 2020 voinee tehdä yhteisen seurakuntatyön johtaja.

 

Liitteet

17	Ehdotus diakoniaprojektimäärärahojen jaosta 2020
18	Diakoniset hankkeet projektisalkku
19	Edistymisraportit meneillään olevista projekteista
20	Diakoniapainotteisten hankkeiden ideahaku
21	Turvaverkko
22	Länsi-Helsingin seurakuntien yhteisöruokailut
23	Leiritukianomukset 2020