Vartiokylän seurakunnan seurakuntaneuvosto
Pöytäkirja 07.09.2021/Pykälä 61

463/2021

 

61 §	Rohkeasti yhdessä lausuntokierros 1. käsittely

 

Päätösehdotus

 

Seurakuntaneuvosto päättää

1.    merkitä aineiston tiedoksi

2.    valita jäsenet seuraaviin työryhmiin, jotka työstävät vastauksia lausuntoon seuraavista asiakokonaisuuksista:
Toimintaedellytysten turvaaminen
Seurakuntien ja yhteisten palveluiden välinen työnjako
Henkilöstösuunnitelma
Kiinteistö- ja toimitilastrategia
Digistrategia

3.    merkitä tiedoksi infokioskit, joita järjestetään

4.    merkitä tiedoksi iltakoulun rohkeasti lausuntoa varten 29.9.2021 klo 18

5.    merkitä tieodoksi, että lausunto annetaan lokakuun kokouksessa

6.    Todeta, että lausunnon aineistot on lähetetty 1.9.2021

Käsittely

 

Päätös

Merkittiin tiedoksi.

 

 

 

Selostus

Helsingin seurakuntayhtymän yhteinen kirkkoneuvosto pyytää lausuntoa seurakunnilta ja yhteisiltä työmuodoilta rohkeasti yhdessä-prosessista.
Lausuntomateriaali julkaistaan 1.9.2021, joten se lähetetään seurakuntaneuvoston jäsenille erillisenä lähetyksenä.

Kaikille avoimia infokioskeja järjestetään syys ja lokakuussa.

Seurakuntaneuvosto käsittelee lausuntoa 29.9. iltakoulussaan ja sitä ennen perustetut ryhmät ovat käyneet omalta osaltaan materiaalia lävitse.

Seurakuntaneuvosto antaa lausuntonsa lokakuun kokouksessa.

 

Rohkeasti yhdessä tausta

Helsingin seurakuntien ja yhteisten palveluiden Rohkeasti yhdessä -prosessi pyrkii turvaamaan seurakuntien ja yhteisten palveluiden toimintaedellytykset merkittävien toimintaympäristön muutoshaasteiden keskellä. Rohkeasti yhdessä –aloituspäätöksessä esitettiin prosessille seuraavat kysymykset

• Mikä on yhteinen tahtotila siitä, miten pärjätään jatkossa?

• Mitä tehdään yhdessä yhteisissä työmuodoissa ja mitä taas seurakunnissa?

• Mistä karsitaan ja mitä ei enää tehdä?

• Miten organisoidutaan ja rakennetaan yhteistyön tasoja tai puretaan niitä?

 

Asiantuntijaryhmien ehdotusten ensimmäinen käsittely 17.6.

Rohkeasti yhdessä –prosessia ohjaava yhteinen kirkkoneuvosto sai 17.6.2021 ensimmäistä kertaa käsiteltäväkseen kevään 2021 aikana työskennelleiden toimintaedellytysten turvaamis-, seurakuntien ja yhteisten palveluiden välisen työnjaon, henkilöstösuunnitelma-, kiinteistö- ja toimitilastrategia – sekä digitalisaatioasiantuntijaryhmien ehdotukset strategisiksi linjauksiksi.  Asiantuntijaryhmien työn tuloksena syntyi laaja ehdotuspaketti (70 ehdotusta), joka on tarkoitus lähettää lausuntokierrokselle seurakuntiin ja yhteisten palveluiden osastoille seuraavan aikataulun mukaisesti:

12.8. YKN hioo lausuntopyynnöille lähtevää kokonaisuutta (ml. esitettävät kysymykset)

26.8. YKN päättää lopullisesta lausuntopaketista

1.9.-15.10. Seurakuntaneuvostot ja yhteisten palveluiden osastot antavat lausuntonsa

21.10. YKN lausunnot tiedoksi ja lähetekeskustelu

4.11. YKN päätösehdotuksen valmistelukeskustelu

25.11. YKN tekee esityksen ja hyväksyy esityksestä oman toimivaltansa puitteissa olevat esitykset

9.12. YKV:ssa YKN:n esitys kirkkovaltuuston toimivallan puitteissa olevista esityksistä

Yhteinen kirkkoneuvosto keskusteli 17.6. lausuntopaketin muodosta ja sisällöstä ja antoi siihen muiden muassa seuraavanlaista ohjeistusta. Materiaalipaketti on tärkeää kirjoittaa yhtenäiseksi ja jäsentää ehdotukset numeroinnilla. Tämä helpottaa lausuntokierroksen aikana hahmottamaan olennaiset ehdotukset taustamateriaalista ja antaa paremmat mahdollisuudet viitata Rohkeasti yhdessä -materiaalipaketin eri kohtiin. Lausuntokierroksen kysymysten tulee olla olennaisiin asioihin kiinnittyviä eikä kysymyksiä saa olla liikaa. Pääasioita erotellaan tekstimassasta myös visuaalisesti selkeästi. Lausuttavat asiat ovat väistämättä monimutkaisia ja kompleksisia, mutta lausuntokierroksen tehtävänannossa pitää pyrkiä kohtuullisuuteen. Olennaista on, että seurakunnilla on realistiset edellytykset sitoutua muutosten valmisteluun.

Mietittiin lausuntokierroksen aikataulun mielekkyyttä. Toisaalta tämän lausuntokierroksen aikatauluun on nyt varauduttu koko kevään ajan. Lausuntokierroksen palautteen pohjalta on kuitenkin syytä miettiä seuraavat askeleet tarkasti. Esimerkiksi aikataulua päätösesitysten viemiseksi yhteiseen kirkkovaltuustoon on syytä pilkkoa. Tältä osin tilanne selkeytyy syksyn kuluessa.

Kaikkinensa asiantuntijaryhmien työtä pidettiin onnistuneena ja vaikuttavana. Selkeimpinä kokonaisuuksina erottuivat toimintaedellytysten turvaamis-, kiinteistö- ja toimitilastrategian sekä digitalisaatiosuunnitelman ehdotukset. Työnjaon osalta toivottiin vielä yhteisten palveluiden organisaatiokaavioiden lisäämistä liitteisiin ja eniten odotuksia herätti suunniteltu palvelujen priorisointi. Henkilöstösuunnitelman osalta todettiin, että suunnitelman konkretia on erityisen paljon riippuvainen muiden ryhmien ehdotusten hyväksymisestä.

Kysymykseen asiantuntijaryhmien ehdotusten välisestä koherenssista valmistelijat vastasivat kiinnitetyn erityistä huomiota. Yhteisen kirkkoneuvoston kokouksessa 17.6. sovittiin, että sekä yhteisen kirkkoneuvoston jäsenet että kirkkoherrat voivat vielä kesän ajan esittää mahdollisia valmistelua koskevia ehdotuksia omilta Teams-kanaviltaan löytyvän yhteisdokumentin kautta.

 

Yhteisen kirkkoneuvoston esitys lausuntokierrokselle I käsittely 12.8.2021

Yhteinen kirkkoneuvosto kävi 12.8.2021 kokouksessaan ehdotetusta lausuntopaketista keskustelun, jonka aikana valmistelun todettiin edenneen hyvin. Aikataulun osalta päädyttiin pysyttäytymään alkuperäisessä suunnitelmassa siten, että lausuntokierros toteutetaan 1.9.-15.10. välisenä aikana. Perusteluissa todettiin, että seurakuntaneuvostot ovat voineet tähän hyvissä ajoin varautua ja toisaalta varsinkin talouskysymyksiin liittyvällä päätöksenteolla on välttämätöntä pystyä vaikuttamaan jo vuoden 2023 talousraameihin.

Lausunnonantajien tueksi räätälöityjä Rohkeasti yhdessä –infokioskeja päätettiin lisätä syys-lokakuun taitteeseen siten, että kustakin asiakokonaisuudesta on tarjolla yhteensä kolme kertaa. Virtuaalisilla Rohkeasti yhdessä -kioskeilla on mahdollista tavata asiantuntijaryhmien edustajia ja kysellä lausuntokierroksen ehdotuksista tarkemmin.

Jo tiedossa olevat infokioskit ovat:

30.8 klo. 16.30-18 (Toimintaedellytysten turvaaminen)

1.9 klo. 16.30-18 (Henkilöstösuunnitelma)

3.9 klo. 10-11.30 (Työnjako)

7.9 klo. 16.30-18 (Digisuunnitelma)

8.9 klo. 16.30-18 (Kiinteistösuunnitelma)

10.9 klo. 10-11.30 (Toimintaedellytysten turvaaminen)

13.9 klo. 16-17.30 (Työnjako)

14.9 klo. 12-13.30 (Kiinteistösuunnitelma)

14.9 klo. 16-17.30 (Henkilöstösuunnitelma)

16.9 klo. 16-17.30 (Digisuunnitelma)

xx.9 klo. xx (Toimintaedellytysten turvaaminen)

xx.9 klo. xx (Työnjako)

xx.9 klo. xx (Kiinteistösuunnitelma)

xx.9 klo. xx (Henkilöstösuunnitelma)

xx.9 klo. xx (Digisuunnitelma)

Listaus täydentyy viikolla 34.

Lausuntokierrosta tukemaan on valmisteltu jokaisesta asiakokonaisuudesta myös lyhyet esittelyvideot, joita työntekijät ja luottamushenkilöt voivat hyödyntää lausuntokierroksen ehdotuksiin perehtyessään. Videolinkit ovat jaossa esimerkiksi luottamushenkilöiden verkkopalvelun ja Sinfon kautta.

Yhteisen kirkkoneuvoston lausuntopaketin I:n käsittelyn jälkeen perustelevien muistioiden ja lyhyiden loppuraporttien kokonaisuuksia on ennalta ilmoitetusti vielä muokattu teknisin korjauksin, muutamin vähäisin sisällöllisin täsmennyksin ja korjauksin (henkilöstösuunnitelman korjaukset, digisuunnitelman liiteluettelo), korjattu kiinteistöstrategian kappaleiden esitysjärjestys ilman sisällöllisiä muutoksia ja lisätty liitteisiin toivotut organisaatiokaaviot yhteisistä palveluista. Lisäksi yhteiselle kirkkoneuvostolle etukäteen ilmoitetun suunnitelman mukaisesti perustelevien muistioiden kokonaisuuteen on lisätty kesän aikana valmisteltu ja kiinteistö- ja toimitilastrategiaryhmän käsittelyssä ensi kertaa 16.8. ollut kiinteistöjen selvityssuunnitelma liitteineen. Tätä osuutta koskeva tarkempi selostus löytyy seuraavasta kappaleesta.

Vastaavat muutokset on tehty ruotsinkielisiin versioihin.

 

Kiinteistö-ja toimitilastrategia osana Rohkeasti yhdessä prosessia

Kiinteistö- ja toimitilastrategiaesityksessä on asetettu tavoitteeksi toiminnan käytössä olevien tilojen kokonaisneliömäärän vähentäminen 25 % viimeistään vuoteen 2030 mennessä tulevaisuuden toimintaedellytysten turvaamiseksi.

Tämän tavoitteen saavuttamiseksi on kiinteistö- ja toimitilastrategiatyöryhmä koostanut selvityksen, jonka pohjalta asiasta aloitetaan keskustelut seurakuntien ja eri toimijoiden kanssa. Selvitykseen on otettu mukaan kiinteistökannan kokonaisvähennykseen vaadittava kokonaisuus. Selvityksessä mukana olevien kohdetiedot tarkentuvat prosessin aikana. Sen vuoksi selvitys on sisäiseen käyttöön. Kohdekohtaiset muutokset ovat mahdollisia, mutta kokonaisvähennystarpeesta ei tulevaisuuden toimintaedellytysten turvaamiseksi voi tinkiä.

Selvityksessä mukana olevien tilojen tilatarpeen osalta tulee toiminnan käyttöön etsiä korvaava tila ja tämän tilan tulee löytyä olemassa olevasta kiinteistökannasta.

Selvitys koskee yhtymän varsinaisen toiminnan tiloja niin seurakuntien käytössä olevien tilojen osalta kuin yhteisessä käytössä olevien tilojen osalta.

Selvitys koostuu toiminnan tilojen sijainti- talous- ja neliömääräisestä tarkastelusta.

Selvityksen tarkoitus on antaa käsitys vähennystarpeen merkityksestä ja mittakaavasta. Tarkempi kohdekohtainen tarkastelu on syytä toteuttaa mm. toiminnan uudelleensijoittelun, kaavoitustilanteen, rakennusteknisen tilan ja talouden kannalta. Lisäksi on otettava huomioon kohteiden korjausvelka ja tulevaisuuden investointitarpeet.

Selvitykseen tarvitaan myös jatkotyöstössä kohdekohtaisesti linjaus mahdollisista myynneistä ja ulosvuokraustuotosta generoituvan kassavirran käytöstä.

 

Ehdotukset lausuntokierroksen kysymyksiksi

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää kokouksessaan 26.8. lausuntokierrokselle lähtevistä kysymyksistä.  Kysymysten on tarkoitus nostaa esille keskeisiä asioita, joihin lausuntokierroksessa on syytä kiinnittää huomiota. Lausunnonantajien toivotaan erityisesti ottavan perustellen kantaa niihin kysymyksiin ja ehdotuksiin, joihin he toivovat muutoksia.

 

Toimintaedellytysten turvaaminen

1. Vuotuista kokonaismäärärahaa (toimintakate) ehdotetaan leikattavan porrastetusti vuosina 2023, 2026 ja 2029, kulloinkin -8 % aiempaan tasoon nähden. Mahdollistaako porrastettu määrärahaleikkaus rakenteellisten muutosten tekemisen seurakunnassanne / yksikössänne jatkuvaa ”juustohöyläämistä” paremmin? Mihin konkreettisiin toimenpiteisiin aiotte ryhtyä vuoden 2022 aikana tulevien säästövelvoitteiden saavuttamiseksi? Mikäli ette ole valmis ehdotettuun -8 % vähennykseen, minkä näette vaihtoehtoratkaisuksi tarvittavalle talouden tasapainottamiselle? (liittyy YKN:n ehdotukseen nro 1)

2. Onko ehdotus kokonaismäärärahan jaosta mielestänne kokonaisuutena onnistunut? Mikäli ei, mitä toivoisitte siinä muutettavan ja miksi? (liittyy YKN:n ehdotukseen nro 4)

3. Onko ehdotus seurakunnille osoitettavan määrärahan uusista jakoperusteista mielestänne oikeudenmukainen ja käytetäänkö siinä mielestänne oikeita kriteereitä ja painotuksia? Mikäli ei, mitä kohtaa perusteista tulisi mielestänne muuttaa, millä tavalla ja miksi? (liittyy YKN:n ehdotukseen nro 5)

4. Onko ehdotus sisäisten vuokrien uusista määräytymisperusteista mielestänne selkeä ja tasapuolinen? Mikäli ei, miten määräytymisperusteita tulisi mielestänne muuttaa ja miksi? (liittyy YKN:n ehdotukseen nro 6)

 

Seurakuntien ja yhteisten palveluiden välinen työnjako

5. Palvelevatko yhteistyön teesit muutosprosessia? Mitkä teesit ovat mielestänne tärkeimmät? (liittyy YKN:n ehdotukseen / loppuraportti sivu 12 ”Yhteistyön teesit”)

6. Palvelujen priorisointi: palveluiden priorisointia lähdetään toteuttamaan yhteisten palveluiden osalta jo syksyllä. Prosessi tähtää joidenkin toimintojen vähentämiseen tai jopa kokonaan nykymuodossa tekemättä jättämiseen Helsingin seurakuntayhtymän toimesta. Mitä palveluja olisi erityisen tärkeää seurakuntien näkökulmasta säilyttää yhteisissä palveluissa? (liittyy YKN:n ehdotukseen / loppuraportti sivu 11 ”Toimenpiteet, aikataulut ja mittarit”)

7. Toimenpide-ehdotukset: Ovatko toimenpide-ehdotukset mahdollisia toteuttaa annetun aikataulun mukaan? Halutaanko lisäyksiä/muutoksia toimenpide-ehdotuksiin? (liittyy YKN:n ehdotuksiin nrot 11-23)

 

 

Henkilöstösuunnitelma

8. Millä priorisoinneilla/ toimenpiteillä edistetään parhaiten vuoden 2023 tavoitteiden toteutumista? Ehdotettu -8 % toimintakatteen leikkaus edellyttää väistämättä myös henkilöstökulujen vähentämistä. Mitä näkökulmia tässä tulisi erityisesti ottaa huomioon? (liittyy YKN:n ehdotuksiin nrot 24-49)

9. Mitkä toimenpiteistä palvelevat parhaiten strategialähtöisen henkilöstösuunnittelun onnistumista? Mitkä olisivat ne riittävät resurssit, joita muutoksen johtamiseen tulisi suunnata? (liittyy YKN:n ehdotuksiin nrot 24-49)

10. Toimenpide-ehdotukset: Ovatko toimenpide-ehdotukset mahdollisia toteuttaa annetun aikataulun mukaan? Halutaanko lisäyksiä/muutoksia toimenpide-ehdotuksiin? (liittyy YKN:n ehdotuksiin nrot 24-49)    

 

Kiinteistö- ja toimitilastrategia

11. Mitä mahdollisia muutoksia / lisäyksiä laadittuun kiinteistö- ja toimitilastrategiaan tulisi mielestänne tehdä? (liittyy YKN:n ehdotuksiin nrot 50-60)  

12. Mikäli yhteisen kirkkoneuvoston selvityslistan mukaiset luopumiset toteutetaan, mitä käyttäjän näkökulmia on otettava huomioon? Mitä mahdollisia ongelmia näette toimintojen siirtämisessä seurakuntayhtymän omistamiin toisiin tiloihin? Mikä omien kiinteistöjen ja toimitilojen merkitys on digitalisoituvassa yhteiskunnassa? (liittyy YKN:n ehdotuksiin nrot 50 ja 51)  

13. Kuinka tärkeänä pidätte rippikoulujen järjestämistä omissa leirikeskuksissa? Voidaanko ajatella, että leirit järjestettäisiin aina vaihtuvassa paikassa, vai onko omalla leirikeskuksella rippikouluprosessin kannalta itseisarvoa? (liittyy YKN:n ehdotukseen nro 58)

 

Digistrategia

14. Digistrategian tavoitetilaa on lähestytty neljästä näkökulmasta ja niiden pohjalta on johdettu kymmenen digitavoitetta eli digikäskyä. Puuttuuko jokin oleellinen Helsingin seurakuntayhtymän digitalisaation tavoite määritellyistä neljästä näkökulmasta tarkasteltuna? Jos kyllä, mikä tavoite puuttuu ja millä toimenpiteillä tavoitteen saavuttamista voitaisiin edistää? (liittyy YKN:n ehdotuksiin nrot 62-71)

15. Onko jokin määritellyistä tavoitteista sellainen, että se ei ole tarpeellinen tai se ei ehkä kuulu tälle strategiakaudelle (2021-2026)? Miksi? (liittyy YKN:n ehdotuksiin nrot 62-71)

16. Kymmenelle digikäskylle on yhdessä työntekijöiden ja luottamushenkilöiden kanssa kehitetty toimenpiteitä, jotka on aikataulutettu strategia-aikajänteelle. Puuttuuko jostakin tavoitteesta jokin tärkeä toimenpide, jolla voitaisiin vielä edistää ko. tavoitteen saavuttamista? (liittyy YKN:n ehdotuksiin nrot 62-71)

 

Yleistä

17. Mitä muita asioita haluaisitte nostaa lausunnossanne esiin?