Yhteinen kirkkoneuvosto
Pöytäkirja 10.02.2022/Pykälä 75

30/2022

75 §	Status Hautakirja -sovelluksen tuotekehitykseen sitoutuminen

 

Päätösehdotus

Seurakuntayhtymän johtaja Juha Rintamäki

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää

1)    hyväksyä CGI Suomi Oy:n tarjouksen Status Hautakirjan kehittämisestä Status Premium Hautakirjaksi;

2)    sitoutua vähintään viideksi vuodeksi Status Premium Hautakirjan käyttöön 1.1.2023 alkaen;

3)    valtuuttaa hautaustoimen päällikkö allekirjoittamaan sitoumuksen.

Käsittely

 

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

 

Selostus

Nykyisen Status-sovelluksen tilanne

Status-sovellus on tällä hetkellä käytössä noin 140 seurakunnassa. Nykyinen Status-sovellus on ollut seurakuntien käytössä jo 1990-luvulta lähtien. Statuksen pääasiallinen sisältö ja käyttö liittyvät Hautakirjaan, joka sisältää hautaustoimen ja hautakirjan.

Helsingin seurakuntayhtymässä Status Hautakirjaan liittyy myös Varauskirja, jossa tehdään tuhkaus- ja hautausvaraukset. Lisäksi on käytössä hautaustoimeen liittyvä laskutus ja myyntireskontra. HSRKY:ssä on Status-tuoteperheestä käytössä vielä Status Työkirja eli diakonian asiakasrekisteri, joka ollaan korvaamassa tänä vuonna uudella CRM-asiakkuudenhallintajärjestelmällä.

Status-sovellus on tullut teknisesti elinkaarensa päähän ja toimittaja CGI Suomi Oy (jatkossa CGI) on ilmoittanut, että muun muassa tekninen kehitys nykyversion pohjalta sekä tiukkenevien tietoturvavaatimusten täyttäminen ovat haasteellisia. CGI on ilmoittanut lisäksi, että nykyisen Status-sovelluksen tuki päättyy 31.12.2022.

Status Premium -tuotekehitys

CGI korvaa Status-sovelluksen vuoden 2022 aikana kehitettävällä uudella sovelluksella, josta käytetään nimitystä Status Premium. Status Premium -sovelluksella taataan elinkaaren jatkuminen tietoturvallisella nykyaikaisella ratkaisulla vuosikymmenen loppuun. Myös käyttäjäystävällisyys paranee selainpohjaisen käyttäliittymän myötä.

CGI tekee Status Hautakirja -sovellukseen mittavaa kehitystyötä vuoden 2022 aikana. Tämän kehityspanostuksen tuloksena seurakunnilla olisi jatkossa käytössään uusi selainpohjainen Hautakirja, Status Premium, johon on toteutettu Hautakirja-ohjelmiston nykyiset toiminnallisuudet ja rajapintaliittymät. Status Työkirja ei sisälly CGI:n Status Premium -tuotekehitykseen.

Status Premium sopimus ja hinnoittelu

CGI on järjestänyt seurakunnille kaksi samansisältöistä webinaaria Status Premium -tuotekehityksestä joulu- ja tammikuussa. Nyt CGI on lähestynyt seurakuntia ja tarjonnut Status Premiumia seurakunnille seuraavin ehdoin:

·         CGI laskuttaa seurakunnalta vuoden 2022 Status-palvelumaksun nykyisen sopimuksen ja hinnoittelun mukaisesti.

·         Status Premium -palvelumaksua alettaisiin laskuttaa seurakunnilta 1.1.2023 alkaen

·         Status Premium -palvelun sopimuskausi olisi seuraava:

o   sopimuskausi on aluksi määräaikainen viisi (5) vuotta ja seurakunnan on sitouduttava hankintaan vähintään ko. ajaksi.

o   5 vuoden jälkeen sopimus on voimassa toistaiseksi

o   5 vuoden jälkeen seurakunta voi irtisanoa sopimuksen toimittajan ja Kirkon keskusrahaston pääsopimuksen ehtojen mukaisesti.

·         Status Premium hinnoittelu on seuraava:

o   sopimusvuodet 1-3: seurakunnan nykyinen vuosimaksu + 30%

o   sopimusvuodet 4-5: seurakunnan nykyinen vuosimaksu + 20%

o   sopimusvuodet 6 ->: voimassa olevan palveluhinnaston mukaan

·         Kirkkohallituksella on optio muuttaa käyttö- ja tukipalvelut maksullisiksi siten, että ko. palveluiden vuosimaksu veloitetaan aikaisintaan 1.1.2023 alkaen. Tämä koskee seurakuntia, joilla Status-sovellus on Kirkkohallituksen käyttöpalveluissa.

o   Kirkkohallituksen virastokollegio tekee option käyttöönotosta erillisen päätöksen. Päätöksessä määritellään myös käyttö- ja tukipalveluiden hinnasto.

o   Tämänhetkisen arvion mukaan käyttö- ja tukipalveluiden kustannukset seurakunnille olisivat 0,026 eur/seurakuntatalouden jäsen.

o   Mahdollisen laskutuksen hoitaa kirkon keskusrahasto.

·         Kirkkohallitus on toimittanut kaikkiin Statusta käyttäviin seurakuntiin CGI:n tekemän Status Premium tarjouksen ja sitoumuslomakkeen liitteineen.

Mikäli seurakunta ottaa Status Premium -palvelut käyttöönsä

·      Seurakunta palauttaa sitoumuksen allekirjoitettuna Kirkkohallitukseen viimeistään perjantaina 18.2.2022.

·      Kirkkohallitus ja CGI hoitavat nykyisten Status-ympäristöjen siirrot uuteen Status Premium -ympäristöön sekä liittymisen kirkon Status Premium -palveluun seurakunnan kanssa sovitun aikataulun mukaisesti.

·      Siirtymävaiheessa seurakunnan nykyisen Status-sovelluksen tuotantokäyttö ja tuki jatkuvat siihen saakka, kun Status Premium -palvelu on otettu käyttöön, kuitenkin enintään 30.6.2023 saakka.

Mikäli seurakunta ei ota Status Premium -palveluja käyttöönsä

·      Seurakunta tekee palveluiden irtisanomisen ilmoittamalla siitä sähköpostitse Kirkkohallitukseen viimeistään perjantaina 30.9.2022.

·      Status-sovelluksen tuotantokäyttö päättyy 31.12.2022.

·      Jos seurakunnan käytössä on historiakantoja, on irtisanomisessa ilmoitettava, päättyykö historiakantojen käyttö 31.12.2022 vai jatkuuko se 31.12.2023 saakka.

 

Mikäli seurakunta ei tee ilmoitusta

·      Mikäli seurakunta ei ilmoita Kirkkohallitukseen nykyisen sopimuksen päättymisestä, eikä ole toimittanut Kirkkohallitukselle Status Premium -sitoumusta, seurakunnan Status-sovelluksen käyttö päättyy 31.12.2022.

Ensimmäiset pilottiseurakunnat ottavat Status Premiumin käyttöönsä syksyllä 2022. Loput kehitystyöhön sitoutuneet seurakunnat ottavat Status Premiumin käyttöönsä tammi-maaliskuussa 2023.

Vuosittaisten Status Premium Hautakirjan ja sen käyttöön liittyvien laskutusosien ylläpitohintojen kolmen ensimmäisen vuoden (2023-2025) korotus olisi 30%, joka nykyisistä HSRKY:n ylläpitohinnoista laskettuna on kolmelle vuodelle yhteensä 50.756,40 euroa ja vuosien 2026-2027 korotus olisi 20% eli nykyhinnoista laskettuna yhteensä 22.558,42 euroa. Helsingin seurakuntayhtymän investointi Status Premiumin tuotekehitykseen olisi ylläpitohintojen em. korotuksilla laskettuna viiden vuoden aikana yhteensä 73.314,82 euroa (kaikki hinnat 0% alv).

Tällä hetkellä markkinoilla on kolme hautaustoimen järjestelmää: Status Hautakirja, TTS Prime Oy:n Prime Hautatoimi ja Vitek Katrina Oy:n Kyrkogård. Hautaustoimen, hautausmaiden ja tietohallinnon edustajat tutustuivat Kyrkogård-sovelluksen hautarekisteri-, kartta- ja laskutusmoduuleihin, joita toimittaja esitteli 13.1.2022. Esityksen sisäisessä purkupalaverissa todettiin yksimielisesti, ettei Kyrkogård ole ainakaan vielä tällä hetkellä varteenotettava tuotevaihtoehto HSRKY:n hautaustoimen tarpeisiin ja siten korvaamaan nykyinen Status Hautakirja.

ICT-johtoryhmä käsitteli kokouksessaan 2.2.2022 CGI:n tarjousta ja mahdollista sitoutumista Status Premium -palvelun käyttöön vähintään viideksi vuodeksi. Kokoukseen oli kutsuttu asiantuntijaksi hautaustoimen päällikkö Risto Lehto. ICT-johtoryhmä päätti yksimielisesti suositella yhteiselle kirkkoneuvostolle, että CGI Suomi Oy:n tarjous Status Premium -tuotekehityksestä hyväksyttäisiin ja sitouduttaisiin Status Premiumin käyttöön vähintään viideksi vuodeksi.

Liitteet

7	Liite 1 Status Premium Hautakirja
8	Liite 2 Status Premium Yleislaskutus