Yhteinen kirkkoneuvosto
Pöytäkirja 25.11.2021/Pykälä 365

95/2021

365 §

Vakiotilausajohankinta leirikeskuskuljetuksille 2022

 

Päätösehdotus

Kirkkoherra Juha Rintamäki

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää

1)    hankkia bussikuljetukset vakiotilausajopalveluna määräaikaisella hankintasopimuksella kesälle ja syksylle 2022 seuraavilta kuljetusyhtiöiltä: Bus Travel Oy Reissu Ruoti, Lehtimäen Liikenne Oy, Nurmijärven Linja Oy, Ventoniemi Oy ja Pohjolan Matka. Hankinnan arvioitu arvo on yhteensä noin 80 000 € (alv 0 %)

2)    valtuuttaa yhteisen seurakuntatyön johtajan tekemään ja allekirjoittaman hankintaa koskevat sopimukset toimittajien kanssa

3)    tarkastaa välittömästi tätä asiaa koskevan pöytäkirjan pykälän.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Selostus

1.    Hankinnan kohde, kokonaishinta ja sopimuskausi

Hankinnan kohteena on vakiotilausajokuljetukset Helsingin seurakuntien leiriläisille kaikkiin seurakuntien käyttämiin leirikeskuksiin. Hankinta koskee seurakuntayhtymän jakamia leirivuoroja pois lukien erikoisleirien kuljetukset, kuten Lapin vaellusrippikoulut, kehitysvammaisten leirit tai ulkomailla järjestettävät leirit. Kilpailutuksissa ei myöskään ole mukana kesän leirien kuljetuksia Lekholmenin laituriin, koska ruotsinkieliset seurakunnat eivät järjestä kuljetuksia leiriläisille. Myös suurin osa Kivisaaren leirikuljetuksista on ulkona kilpailutuksesta.

Tämä hankinta kattaa kuljetukset kesä– ja syyskaudella 2022, 6.6.-18.12.2022. Hankinnassa ei ole optiovarausta.

Yhteishankinnalla kilpailutuksen kautta tavoitellaan taloudellista hyötyä seurakunnille sekä pyritään pienentämään ympäristökuormitusta ajoja yhdistämällä. Hankintasopimuksella pyritään takaamaan turvalliset, yhdenmukaiset ja laadukkaat kuljetuspalvelut Helsingin seurakuntien leiriläisille. Linja-autojen varustelutaso on määritelty tarjouspyynnössä ja sopimuksen aikaista toimintaa tullaan seuraamaan hankintasopimukseen kirjattavien ehtojen myötä.

Tarve yhteishankinnalle on lähtenyt seurakuntien toiveesta. Suurin osa seurakunnista ei ole kilpailuttanut bussikuljetuksiaan ja tällä hankkeella tavoitellaan kokonaiskustannusten alenemista leirikuljetuksiin liittyen. Hankinnan kokonaisarvo vuodelle 2022 on noin 80 000 € (alv 0 %). Yhteishankinnan arvo ylittää hankintalain kansallisen kilpailutuksen kynnysarvon 60 000 €, jolloin kilpailutus on välttämätön.

Hankinta toteutettiin kilpailutuksen kautta osakokonaisuuksina. Kesän ja syksyn 2022 ajot on niputettu 13 ryhmään ja tarjoajan on sitouduttava ajamaan kaikki ryhmän sisäiset ajot. Jokaisessa ryhmässä on vähintään 12 ajoa, joista suurin osa ajetaan menopaluukuljetuksina. Ryhmät on eritelty liitteessä Bussikuljetusten kokonaisvertailutaulukko.

Hankinta tehdään perustuen lokakuussa 2021 avoinna olleeseen kilpailutukseen. Toimittajiksi valitaan alimman hinnan per ryhmä tarjonnut kuljetusyhtiö. Hankinta tehdään useammalta kuljetusyritykseltä ryhmittäin.

2.    Hankintamenettely

Tarjouspyyntö perustui Hansel Oy:n dynaamisen hankintajärjestelmän "Tilausajopalvelut 2021-2026 (DPS), luokka 2. Vakiotilausjopalvelut" sisäiseen kilpailutukseen. Tarjoajat ovat dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksyttyjä tarjoajia. DPS on täysin sähköinen, kaikille soveltuvuusehdot täyttäville tarjoajille avoin hankintamenettely.

Hankintaan ei liity puitejärjestelyä eikä optiota. Tarjoukset osa-alueittain sallittiin.

Tarjouskilpailu julkaistiin 4.10.2021 ja päättyi 28.10.2021 klo 12:00.

Kysymysten jättöpäivä oli 18.10.2021 klo 12:00. Jättöpäivään mennessä tuli yksi kysymys koskien bussikaluston riittävää kokoa ajossa. Kysymykseen vastattiin 19.10.2021 DPS:n sisällä.

3.    Saadut tarjoukset

Tarjouksen tekivät:

Bus Travel Oy Reissu Ruoti, FI01486196

Busmo Oy, FI20919700

Lehtimäen Liikenne OY, FI01512753

Liikenne Seppälä Oy, FI11097370

Nurmijärven Linja Oy, FI01295189

Pohjolan Matka, FI01792855

Ventoniemi Oy, FI01316402

4.    Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Kaikki tarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä ilmoitetut soveltuvuusehdot.

5.    Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

Yksi tarjoajista Bus Travel Oy Reissu Ruoti teki kahdessa kuljetusreittiryhmässä selkeästi muita alemman tarjouksen. Tarjoajalta pyydettiin lisäselvitys hinnoista ja tämä aiheutti tarjoajan vetäytymisen ryhmistä 5 ja 8. Vetäytyminen johtui inhimillisen virheen aiheuttamasta liian alhaisen hinnan kirjaamisesta. Muut kuljetusyritykset tarjosivat tarjouspyynnön mukaisesti.

 

6.    Tarjousten vertailu

Tarjouspyyntö oli kohdennettu dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksytyille toimittajille. Jättämällä tarjouksen tarjoajan tuli hyväksyä DPS:n ja tarjouspyyntöön kirjatut ehdot.

Erillisinä ehtoina tarjouspyyntöön on kirjattu seuraavat kohdat: leirikeskuksissa on oltava perillä klo 14:00 ja kuljetusyhtiön on ilmoitettava tarkka lähtöaika Helsingistä. Aikataulussa pidätämme kuitenkin oikeuden muutoksiin. Tarjoaja voi käyttää alihankkijoita, mutta niiden on oltava ennakkoon nimettyjä dynaamisessa hankintajärjestelmässä. Jokaisessa bussissa on oltava toimiva WC, ilmastointi, mikrofoni ja alkolukko sekä riittävästi säilytystilaa huomioiden viikon matkatavarat/henkilö.

Kesälle ja syksylle 2022 tarvittavat ajot on niputettu ryhmiin 1-13. Jokainen ryhmistä on erilainen ja kuljetusten määrä ja pituudet vaihtelevat ryhmittäin. Ajot on reititetty todellisen tarpeen mukaisesti ja seurakunnan lähtö – tai päätepisteeksi on laitettu kunkin seurakunnan kirkko. Lähtö – ja päätepistettä on mahdollista muuttaa 10 kilometrin säteellä.

Tarjouksen tehnyt kuljetusyritys erottelee hinnan jokaiselle kuljetukselle kunkin ryhmän alla.  Tarjousten ryhmäkohtainen vertailu toteutettiin kuitenkin tarjouspyynnössä ilmoitetulla tavalla ryhmäkohtaisesti. Ryhmäkohtainen hinta muodostui ryhmän sisäisten kuljetusten hintojen summasta. Kuljetusyrityksen on sitouduttava ajamaan jokainen tarjoamansa ryhmän alla oleva kuljetus.

Hintaerittely liitteessä Bussikuljetusten kokonaisvertailutaulukko.

 

7.    Hankintapäätös ja -sopimus

Hankintapäätös tehdään perustuen siihen, mikä taho on tarjonnut osa-aluekohtaisesti halvimman hinnan.

Bussikuljetukset kesälle ja syksylle 2022 valitaan seuraavilta toimijoilta:

Ryhmä 1 (kuljetukset seurakunnista Korpirauhaan):

·       Voittanut tarjous: Ventoniemi Oy (2480€)

·       Tarjouksen jättäneet ei valitut: Lehtimäen Liikenne Oy (2548€, sija 2), Nurmijärven Linja Oy (2654,25€, sija 3), Busmo Oy (2720€, sija 4), Bus Travel Oy Reissu Ruoti (5820€, sija 5)

 

Ryhmä 2 (kuljetukset seurakunnista Lohirantaan):

·       Voittanut tarjous: Nurmijärven Linja Oy (2009,99€)

·       Tarjouksen jättäneet ei valitut: Ventoniemi Oy (2120€, sija 2), Lehtimäen Liikenne Oy (2148€, sija 3), Bus Travel Oy Reissu Ruoti (2199€, sija 4), Busmo Oy (2360€, sija 5)

Ryhmä 3 (kuljetukset seurakunnista Kellokoskelle):

·       Voittanut tarjous: Nurmijärven Linja Oy (1844,15€)

·       Tarjouksen jättäneet ei valitut: Bus Travel Oy Reissu Ruoti (2060€, sija 2), Ventoniemi Oy (2120€, sija 3), Lehtimäen Liikenne Oy (2148€, sija 4), Pohjolan Matka (2270€, sija 5), Busmo Oy (2360€, sija 6), Liikenne Seppälä Oy (3070€, sija 7),

Ryhmä 4 (kuljetukset seurakunnista Porkkalaan):

·       Voittanut tarjous: Ventoniemi Oy (2040€)

·       Tarjouksen jättäneet ei valitut: Lehtimäen Liikenne Oy (2148€, sija 2), Nurmijärven Linja Oy (2297,38€, sija 3), Busmo Oy (2360€, sija 4), Bus Travel Oy Reissu Ruoti (2732€, sija 5)

Ryhmä 5 (kuljetukset seurakunnista Kivisaaren laivalaituriin, Lapualle ja Kellokoskelle):

·       Voittanut tarjous: Lehtimäen Liikenne Oy (8636€)

·       Tarjouksen jättäneet ei valitut: Ventoniemi Oy (8900€, sija 2), Nurmijärven Linja Oy (9027,03€, sija 3), Liikenne Seppälä Oy (10953€, sija 4), Busmo Oy (13040€, sija 5)

Ryhmä 6 (kuljetukset seurakunnista Metsäkartanoon ja Sopukkaan):

·       Voittanut tarjous: Ventoniemi Oy (4882€)

·       Tarjouksen jättäneet ei valitut: Lehtimäen Liikenne Oy (4888€, sija 2), Pohjolan Matka (5130€, sija 3), Liikenne Seppälä Oy (6153€, sija 4), Nurmijärven Linja Oy (6196,47€, sija 5), Bus Travel Oy Reissu Ruoti (6654€, sija 6)

Ryhmä 7 (kuljetukset seurakunnista Tuusjärven kartanoon):

·       Voittanut tarjous: Lehtimäen Liikenne OY (3888€)

·       Tarjouksen jättäneet ei valitut: Ventoniemi Oy (4020€, sija 2), Nurmijärven Linja Oy (4363,83€, sija 3), Liikenne Seppälä Oy (4742€, sija 4), Pohjolan Matka (4820€, sija 5), Bus Travel Oy Reissu Ruoti (5015€, sija 6), Busmo Oy (5100€, sija 7)

Ryhmä 8 (kuljetukset seurakunnista Huikon kartanoon):

·       Voittanut tarjous: Pohjolan Matka (5850€)

·       Tarjouksen jättäneet ei valitut: Lehtimäen Liikenne Oy (5888€, sija 2), Ventoniemi Oy (6380€, sija 3), Liikenne Seppälä Oy (6830€, sija 4), Nurmijärven Linja Oy (7314,36€, sija 5)

 

Ryhmä 9 (kuljetukset seurakunnista Karhunmäkeen, Valkealaan, Metsäkartanoon ja Lummeniemeen):

·       Voittanut tarjous: Lehtimäen Liikenne Oy (10999€)

·       Tarjouksen jättäneet ei valitut: Ventoniemi Oy (12352€, sija 2), Nurmijärven Linja Oy (14965,11€, sija 3), Bus Travel Oy Reissu Ruoti (18316€, sija 4)

Ryhmä 10 (kuljetukset seurakunnista Jaakkimaan, Metsäkartanoon ja Pappilanniemeen):

·       Voittanut tarjous: Lehtimäen Liikenne Oy (8988€)

·       Tarjouksen jättäneet ei valitut: Ventoniemi Oy (9454€, sija 2), Bus Travel Oy Reissu Ruoti (11180€, sija 3), Nurmijärven Linja Oy (13214,57€, sija 4)

Ryhmä 11 (kuljetukset seurakunnista Savonlinnaan ja Karhunmäkeen):

·       Voittanut tarjous: Lehtimäen Liikenne Oy (10444€)

·       Tarjouksen jättäneet ei valitut: Bus Travel Oy Reissu Ruoti (11390€, sija 2), Ventoniemi Oy (11780€, sija 3), Nurmijärven Linja Oy (13983,93€, sija 4), Liikenne Seppälä Oy (15750€, sija 5)

Ryhmä 12 (kuljetukset seurakunnista Korpirauhaan vain syksyllä):

·       Voittanut tarjous: Bus Travel Oy Reissu Ruoti (9290€)

·       Tarjouksen jättäneet ei valitut: Lehtimäen Liikenne Oy (9888€, sija 2), Ventoniemi Oy (10350€, sija 3), Nurmijärven Linja Oy (12534,57€, sija 4), Pohjolan Matka (16460€, sija 5)

Ryhmä 13 (kuljetukset seurakunnista Lohirantaan vain syksyllä):

·       Voittanut tarjous: Ventoniemi Oy (7875€)

·       Tarjouksen jättäneet ei valitut: Lehtimäen Liikenne Oy (8344€, sija 2), Bus Travel Oy Reissu Ruoti (8820€, sija 3), Busmo Oy (8890€, sija 4), Nurmijärven Linja Oy 9464,84€, sija 5), Pohjolan Matka (9660€, sija 6), Liikenne Seppälä Oy (14394€, sija 7).

Hankintasopimus yllä olevien leirikeskusviikkojen hankinnasta syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

 

Liitteet

55	Bussikuljetusten kokonaisvertailutaulukko
56	Avauspöytäkirja
57	Tarjous Bus Travel Oy Reissu Ruoti
58	Tarjous Lehtimäen Liikenne Oy
59	Tarjous Nurmijärven Linja Oy
60	Tarjous Pohjolan Matka
61	Tarjous Ventoniemi Oy
62	Tarjouspyyntö