Yhteinen kirkkoneuvosto
Pöytäkirja 04.11.2021/Pykälä 338

531/2020

 

338 §

Seurakuntayhtymän talousohjeistus-kokonaisuus, uusien talousohjeiden hyväksyminen sekä maksuaikakorttien hankinta

 

Päätösehdotus

Seurakuntayhtymän johtaja Juha Rintamäki

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää:

1.  hyväksyä seurakuntayhtymälle uuden ohjeen luotto- ja maksuaikakorttien käytöstä liitteen mukaan. Ohje astuu voimaan 1.1.2022, korvaten tuolloin nykyisen ohjeen luotto- ja maksuaikakorttien käytöstä.

2.  hyväksyä seurakuntayhtymälle ohjeen bonusjärjestelmien käytöstä liitteen mukaan. Ohje astuu voimaan 15.11.2021.

3.                     merkitä laaditun talousohjeistus-kokonaisuuden tiedoksi.

4. hyväksyä Nordean antaman tarjouksen First Card –maksuaikakorttien päivittämisestä kortinhaltijan ja työnantajan yhteismaksuvastuulla oleviksi korteiksi sekä valtuuttaa hallintojohtajan allekirjoittamaan tätä koskevat sopimusasiakirjat. Sopimuksen arvioitu arvo käyttöönottovuonna on 14 000 euroa alv 0 % ja tulevina vuosina noin 12 000 euroa alv 0 %. Sopimus tehdään toistaiseksi voimassaolevaksi.

5. tarkastaa pöytäkirjan tämän pykälän osalta heti kokouksessa.

 

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

 

Selostus

Seurakuntayhtymällä on tällä hetkellä käytössään First Card –luottokortit työnantajan maksuvastuulla. Ongelmana on viime vuosina ollut, että yksiselitteisistä ohjeista huolimatta ostotapahtumia on jäänyt huomattava määrä selvittämättä. Seurakuntayhtymässä on parhaillaan menossa johtajiston kokouksessaan 31.8.2021 hyväksymä ja käynnistämä projekti, jolla kaikkiin avoimiin maksukorttitapahtumiin pyritään saamaan selvyys vuoden loppuun mennessä.

Sisäisen tarkastuksen päällikkö, hallintojohtaja ja vt. talouspäällikkö ovat valmistelleet ehdotusta seurakuntayhtymän uudeksi korttipolitiikaksi (”ohje luotto- ja maksuaikakorttien käytöstä”). Tilintarkastajan suosituksen sekä tarkastustoimikunnalta saatujen näkemysten pohjalta valmistelussa on päädytty esittämään, että seurakuntayhtymän luottokortit muutettaisiin yritysmaailmassa jo laajasti käytössä olevaan ratkaisuun, jossa luottokortit ovat kortinhaltijan ja työnantajan yhteismaksuvastuulla. Muutoksen yhteydessä kortinhaltijoiden käyttäjäprofiilin määrittelyä samalla tarkennettaisiin, jolloin luottokorttien kokonaismäärää saataisiin mahdollisesti vähennettyä nykyisestä, suhteellisen korkeasta tasosta.

Sisäinen tarkastus on laatinut SWOT-analyysin nykyisestä ja esitetystä uudesta maksuvastuuperiaatteesta (liite). Vt. talouspäällikkö, pääkirjanpitäjä ja hallintojohtaja ovat puolestaan laatineet prosessikuvauksen esitetyn uuden maksuvastuuperiaatteen mukaisista toimintaprosesseista (liite).

Ehdotus uudesta korttipolitiikasta sekä siihen liittyvistä prosessikuvauksista on käsitelty seurakuntayhtymän johtajistossa ja johtoryhmässä sekä kirkkoherrainkokouksessa. Osa kirkkoherroista olisi ollut valmis siirtymään malliin, jossa talouspalveluiden tekemästä luottokorttiostokset sisältävien kululaskujen teknisestä tarkastuksesta (tositteiden ja selitteiden sekä tiliöintien oikeellisuus) olisi luovuttu ja kululasku olisi mennyt suoraan seurakuntiin tarkastettavaksi. Osa kirkkoherroista kuitenkin toivoi, että talouspalvelut jatkaa nykyistä käytäntöä luottokorttiostoksiin liittyvien laskujen teknisen tarkastuksen osalta. Talouspalveluiden toteuttaman teknisen tarkastuksen jälkeen kululasku menee ko. seurakunnan kirkkoherralle hyväksyttäväksi.

Samassa yhteydessä luottokorttiohjeen uudistamisen kanssa sisäisten tarkastuksen päällikkö, hallintojohtaja ja vt. talouspäällikkö ovat myös valmistelleet erityistä talousohjeistus-kokonaisuutta, johon on koottuna voimassa olevat taloushallintoa koskevat ohjeet: taloussääntö, ohje ostolaskujen tarkastuksesta ja hyväksymisestä, diakonia-avustuksiin liittyvien laskujen käsittelyohje, käteisen rahan käsittelyohjeet, vieraanvaraisuutta ja lahjoja koskeva ohjeistus, muistamista koskeva ohjeistus, matkustussääntö, listaus voimassa olevista hankintasopimuksista sekä seurakuntayhtymän eettiset ohjeet ja linkki niitä koskevaan virtuaalikurssiin.

Talousohjeistus-kokonaisuutta laadittaessa kävi ilmi, että seurakuntayhtymälle ei ole laadittu erillistä ohjetta bonusjärjestelmien käytöstä. Verohallinto on antanut asiasta ohjeen, jonka pohjalta seurakuntayhtymälle on nyt laadittu asiaa koskeva kirjallinen ohjeistus. Seurakuntayhtymän tilintarkastaja on käynyt ohjeen läpi, todeten sen olevan hyvä ja myös tarpeellinen julkishallinnossa.

Seurakuntayhtymän johtoryhmä on kokouksessaan 21.10.2021 päättänyt puoltaa luotto- ja maksuaikakorttien käytöstä sekä bonusjärjestelmien käytöstä laadittujen ohjeiden esittämistä yhteiselle kirkkoneuvostolle hyväksyttäviksi, osana laadittua uutta talousohjeistus-kokonaisuutta.

Seurakuntayhtymä on pyytänyt Nordealta tarjouksen nykyisten First Card –maksuaikakorttien päivittämisestä kortinhaltijan ja työnantajan yhteismaksuvastuulla oleviksi korteiksi. Hankinta toteutetaan suorahankintana nykyiseltä korttitoimittajalta. Hankinta on pienhankintaa ja alittaa lakisääteisen kilpailutusrajan 60 000 euroa alv 0 %. Korttimuodon päivitys tarkoittaa siirtymistä uuteen toimintamalliin, jota tehtävällä sopimuksella pilotoidaan. Pilotointikauden jälkeen korttien hankinta kilpailutetaan hankintalain edellyttämässä laajuudessa.

Nordean tarjous esitetään liitteenä (salassa pidettävä).

Kokonaishinta 400 First Card –kortille on käyttöönottovuonna 14 000 euroa ja jatkossa 12 000 euroa vuodessa.

Mikäli yhteinen kirkkoneuvosto päättää hyväksyä esitetyt ohjeet luotto- ja maksuaikakorttien sekä bonusjärjestelmien käytöstä, tullaan First Card –kortteihin liittyvästä muutoksesta tiedottamaan 9.11.2021 seurakuntayhtymän päälliköiden kokouksesta, 11.11.2021 johdon info- ja kyselytuokiossa sekä 12.11.2021 lähetettävässä Sinfo-uutiskirjeessä. Uusia First Card –korttitilauksia aletaan ottaa vastaan talouspalveluissa 15.11.2021 alkaen ja ensimmäiset kortit tilataan korttiyhtiöltä joulukuussa. Kortinhaltijan ja työnantajan yhteismaksuvastuuseen perustuvat First Card –kortit on määrä ottaa käyttöön 1.1.2022 alkaen, kuitenkin niin, että nykyisiä kortteja voidaan käyttää uusien korttien kanssa rinnakkain lyhyen siirtymäajan (muun muassa työntekijöiden vuodenvaihteeseen ajoittuvista loma-ajoista johtuen), joka tapauksessa enintään 28.2.2022 saakka.

Liitteet

9	Ohje luotto- ja maksuaikakorttien käytöstä
10	Ohje bonusjärjestelmien käytöstä
11	Talousohjeistus
12	SWOT-analyysi maksuvastuuperiaatteista
13	Uuden maksuvastuuperiaatteen toimintaprosessin kuvaus
14	First Card tarjous