Yhteinen kirkkoneuvosto
Pöytäkirja 21.10.2021/Pykälä 314

533/2019

 

314 §

Strateginen keskustelu- ja päätös II: Rohkeasti yhdessä - Modigt tillsammans 2023 lausuntokierroksen toteutuminen ja ohjelmajohtamisen malli

 

Päätösehdotus

Seurakuntayhtymän johtaja Juha Rintamäki

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää:

1)    merkitä Rohkeasti yhdessä –lausunnot tiedoksi.

2)    lausuntojen tarkemmasta käsittelyaikataulusta.

3)    Rohkeasti yhdessä –ohjelmajohtamisen mallista.

 

Käsittely

Juha Rintamäki selosti asiaa.

Asiaa selostivat myös Anette Löytynoja, Juha Silander, Stefan Forsén, Osmo Rasimus ja Riitta Kajander.

Pöydille jaettiin lisäliite: Rohkeasti yhdessä -lausuntokierros 2021, Kallion seurakuntaneuvosto.

Keskustelun jälkeen esittelijä muutti päätösehdotuksen kohtaa 3) seuraavasti:

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää:

Rohkeasti yhdessä –ohjelmajohtamisen suunnittelun käynnistämisestä.

Päätös

 Yhteinen kirkkoneuvosto päättää

1)                     merkitä Rohkeasti yhdessä –lausunnot tiedoksi.

2)                     lausuntojen tarkemmasta käsittelyaikataulusta.

3) Rohkeasti yhdessä –ohjelmajohtamisen suunnittelun käynnistämi-

sestä.

 

Selostus

Rohkeasti yhdessä –lausuntokierroksen toteutuminen

Yhteisen kirkkoneuvoston johtama Rohkeasti yhdessä -prosessi pyrkii turvaamaan Helsingin seurakuntien ja yhteisten palveluiden toimintaedellytykset merkittävien toimintaympäristön muutoshaasteiden keskellä.

Rohkeasti yhdessä –prosessia edistettiin kevään 2021 aikana asiantuntijavalmisteluin, joiden tähtäimenä olivat ehdotukset strategisiksi linjauksiksi koskien talouden tasapainottamista, työnjakoa, henkilöstöä, kiinteistöjä ja digitalisaatiota. Työn tuloksena syntyi 70 toimenpide-ehdotusta ja yhteisen kirkkoneuvoston 26.8.2021 hyväksymä esitys Rohkeasti yhdessä –lausuntokierrokselle.

Lausuntokierroksen myötä toivottiin vastauksia yhteensä seitsemääntoista (17) kysymykseen, jotka pyrkivät nostamaan esiin toimenpide-ehdotusten keskeisimmät näkökulmat. Vastauksia pyydettiin erityisesti niitä kysymyksiä koskien, joiden sisältämiin ehdotuksiin toivotaan vielä muutoksia.

Lausuntokierros toteutettiin 1.9.-15.10.2021. Lausunnon antajina toimivat seurakuntaneuvostot ja yhteisten palveluiden osastot sekä omina kokonaisuuksinaan viestintäpalvelut ja sisäinen tarkastus. Seurakuntaneuvostoja ja yhteisten palveluiden osastoja pyydettiin varmistamaan työntekijöiden mahdollisuus vaikuttaa lausuntoihin joko erillisten kuulemisten tai työntekijöiden omien, erillisten lausuntojen kautta, jotka liitettäisiin osaksi oman seurakuntaneuvoston tai osaston lausuntoa.

Lausuntokierros on tämän esityslistan julkaisuhetkellä vielä päivän verran kesken ja siksi yhteiselle kirkkoneuvostolle toimitetaan lausunnot jälkilähetyksenä 18.10.2021 mennessä.

 

Viestintä ja tuki lausuntokierroksen aikana

Lausuntokierrosta tuettiin vahvalla sisäisellä viestinnällä. Tietoa lausuntokierroksen aineistoista ja etenemisestä oli mahdollista saada Sinfo-uutisten, Sinfo-kirjeiden, työntekijöiden erilaisten Teams-kanavien, kirkkoherrojen infotilaisuuksien ja ajankohtaiskatsauksien, johdon infojen sekä luottamushenkilökirjeiden ja luottamushenkilöiden verkkopalvelun kautta.

Lausuntokierrosta tukemaan valmisteltiin jokaisesta asiakokonaisuudesta lyhyet esittelyvideot, joita työntekijät ja luottamushenkilöt saattoivat hyödyntää lausuntokierroksen ehdotuksiin perehtyessään. Videolinkit olivat jaossa esimerkiksi luottamushenkilöiden verkkopalvelun ja Sinfon kautta.

Lisäksi lausuntokierrosta tukemaan järjestettiin ajalla 30.8.-7.10. yhteensä viisitoista (15) virtuaalista, kaikille työntekijöille ja luottamushenkilöille avointa Rohkeasti yhdessä –infokioskia. Kustakin asiakokonaisuudesta oli tarjolla kolme kioskia. Rohkeasti yhdessä -kioskeilla oli mahdollista kuulla kunkin aihepiirin lyhyt alustus, tavata asiantuntijaryhmien edustajia ja kysellä lausuntokierroksen ehdotuksista tarkemmin. Kioskeille osallistui yhteensä 553 henkilöä ja niillä oli keskimäärin 37 osallistujaa/kerta. Yleisenä palautteena kioskeista oli, että ne tukivat ymmärrystä käsitellyistä ehdotuksista ja lisäsivät hyvää vuorovaikutusta eri puolilla organisaatiota työskentelevien ja luottamushenkilöiden kesken. Useissa kioskeissa nousi vahvasti esiin ehdotus vastaavan toimintamallin hyödyntämisestä myös jatkossa.

Lausuntojen jatkokäsittely

Yhteinen kirkkoneuvosto on jo aiemmin periaatteellisesti hyväksynyt seuraavan lausuntojen käsittelyaikataulun. Sulkuihin on lisätty tieto siitä, minkälainen analyysi lausuntojen sisältämistä huomiosta on kulloinkin käytössä:

        1.9.-15.10.   Seurakuntaneuvostot ja yhteisten palveluiden                                                                                                                  osastot antavat lausuntonsa

                                            21.10.                                 YKN lausunnot tiedoksi ja lähetekeskustelu

                                            4.11.                                   YKN päätösehdotuksen valmistelukeskustelu                                                                                                                   (→ keskeiset nostot lausunnoista käytössä)

                                            25.11.                                 YKN tekee esityksen ja hyväksyy esityksestä oman                                                                                                   toimivaltansa puitteissa olevat esitykset (→ tarkempi                                                                                            lausuntojen analyysi käytössä)

                                                                 25.11.                                 YKN:n iltakoulu (osa ajasta tähän teemaan)

                                            9.12.                                   YKV:ssa YKN:n esitys kirkkovaltuuston toimivallan                                                                                                              puitteissa olevista esityksistä (→ erit. käsittelyssä                                                                                                              kiireelliset toimintaedellytysten turvaamisosion                                                                                                               esitykset)

Tarkoituksena on siis edetä seuraavasti. Ensimmäistä lausuntojen käsittelykokousta varten 21.10. yhteinen kirkkoneuvosto saa lausunnot tiedoksi sellaisinaan, joka lausunnonantajan kokonaisuus kerrallaan. Lausunnot toimitetaan yhteisen kirkkoneuvoston jäsenille heti lausuntokierroksen päätyttyä (jälkilähetyksenä 18.10. mennessä). Yhteinen kirkkoneuvosto käy lausuntojen pohjalta alustavan lähetekeskustelun.

Seuraavalla kokouskerralla 4.11. yhteisellä kirkkoneuvostolla on käytössään virkamiesvalmisteluna tehty alustava analyysi lausuntokierroksen tuloksista sisältäen keskeiset nostot kutakin aihepiiriä (talous, työnjako, henkilöstö, kiinteistöt, digitalisaatio) koskien. Tässä kokouksessa tavoitteena on erityisesti nostaa keskeisiä talouskysymyksiä ja niiden alustavia vastauksia käsittelyyn.

Kokouksessaan 25.11. yhteinen kirkkoneuvosto pääsee käsittelemään lausuntokierroksen vastauksista koottua tarkempaa analyysiä, joka on laadittu johtavien viranhaltijoiden johdolla. Tätä käsittelykertaa varten valmistellaan myös osin jo selkeitä muutosesityksiä ja laaditaan priorisointisuunnitelma toimenpiteiden edistämiseksi.

Rohkeasti yhdessä –perusdokumenttina on jatkossa lausuntokierroksen havaintojen pohjalta päivitetty ja muokattu nk. Perustelevat muistiot –dokumentti sekä tämän tiivistelmä nk. Loppuraportti. Yhteisen kirkkoneuvoston päättämien muutosten jälkeen nämä annetaan yhteiselle kirkkovaltuustolle tiedoksi. Itse päätösasiat etenevät pykälittäin joulukuusta 2021 alkaen.

 

Lausuntokierroksesta toimeenpanovaiheeseen: Rohkeasti yhdessä –ohjelmajohtamisen malli

Rohkeasti yhdessä on lausuntokierroksen päättyessä siirtymässä uuteen vaiheeseen, valmistelusta kohti toimeenpanoa. Toteuttamisvaiheen organisoitumista on tärkeää edistää ohjelmakokonaisuudeksi, joka on yhteneväinen seurakuntayhtymässä olemassa olevan projektijohtamisen mallin kanssa. Ohjelmajohtamisen malli varmistaa laajan kokonaisuuden läpiviennin sen tavoitteiden mukaisesti, tavoiteaikataulussa ja selkeän ja läpinäkyvän viestimisen koko organisaation laajuisesti.

Seuraava kaavio kuvaa Rohkeasti yhdessä -ohjausryhmän suunnitelman ohjelmajohtamisen mallin mukaisesta järjestäytymisestä ja sen johtamisesta.

 

Yllä oleva malli kuvaa Rohkeasti yhdessä –ohjelmakokonaisuutta lausuntokierroksen jälkeen. Mallissa johtajisto hallinnoi koko ohjelmakokonaisuutta ohjelmapäällikön, yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajan ja kirkkoherrainkokouksen puheenjohtajan avustuksella. Ohjelma jakautuu viiteen osa-alueeseen eli osaohjelmaan lausuntokierroksellakin olleen jaon mukaisesti.

Syksyn 2021 aikana Rohkeasti yhdessä –ohjelmasta tuotetaan alustava ohjelmasuunnitelma priorisoituine aikatauluineen, hyötytavoitteineen ja riskianalyyseineen. Aikataulu visualisoidaan digitaalisesti toteutettavalle aikajanalle, josta kaikki työntekijät ja luottamushenkilöt voivat ajantasaisesti ja läpinäkyvästi seurata ohjelman edistymistä.

Seurakuntia tullaan osallistamaan toimeenpanovaiheessa kattavasti ja seurakuntien ja yhteisten palveluiden työntekijöiden työpanosta tullaan tarvitsemaan jokaisen toimenpide-ehdotuksen läpiviennissä.

Rohkeasti yhdessä –projektipäällikön Minnamari Helasepän siirtyessä 1.1.2022 Herttoniemen kirkkoherraksi ja tulevan ohjelmapäällikön paikan jäädessä näin avoimeksi on tehtävään nimitetty seurakuntayhtymän sisäisellä siirrolla ja hallintojohtaja Juha Silanderin päätöksellä 1.11. alkaen digiasiantuntija Anette Löytynoja. Samalla aikaisemman projektipäällikön ja tulevan ohjelmapäällikön resurssi yhdistetään ja siirretään yhteisestä seurakuntatyöstä ja hallinto-osastolta yhtymänjohtajan toimistoon. 

Liitteet

4	Yhdistetty_RY_lausunnot