Malmin seurakunnan seurakuntaneuvosto
Pöytäkirja 23.03.2021/Pykälä 27

240/2021

 

27 §	Malmin seurakunnan rippikoululeiri- ja kasvatuksen työalan kuljetukset

 

Päätösehdotus

 

Seurakuntaneuvosto päättää

1)                     hankkia rippikoululeirikuljetuksia ja kasvatuksen työalan kuljetuksia selostusosassa esitetyn mukaisesti Malmin seurakunnan tarpeisiin tarjouskilpailun voittaneelta Ventoniemi Oy:ltä;

2)                     oikeuttaa kirkkoherra Heikki Arikan tekemään tarvittavat tekniset täsmennykset sopimukseen sopimusneuvotteluissa valitun toimittajan kanssa ja allekirjoittamaan hankintasopimus Ventoniemi Oy:n kanssa varsinaiselle sopimuskaudelle;

3)                     oikeuttaa kirkkoherran ratkaisemaan mahdollisen option käyttöönotto ko. hankinnassa sekä hyväksymään ja allekirjoittamaan sitä koskevan sopimuksen;

4)                     tarkistaa välittömästi tätä asiaa koskevan pöytäkirjan pykälän.

 

 

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

 

Selostus

Kasvatuksen työala kilpailutti rippikoulutyön ja kasvatuksen ajan kuljetukset. Tarjouspyyntö 333488, 18.2.2021.

 

1.                     Hankinnan kohde, kokonaishinta ja sopimuskausi

Malmin seurakunta (jatkossa tilaaja) pyysi tarjousta tilausliikenteenä hankittavien rippileirikuljetusten ja kasvatuksen työalan kuljetusten toteutuksesta. Hankinta on kokonaishankinta, ja kilpailutuksen perusteella sopimustoimittajaksi ilmoitettiin valittavan yksi liikennöitsijä.

Kuljetukset tapahtuvat yleensä kesäaikaan, syksyllä ja talvella hiihtolomaviikolla (2022). Myös muut ajankohdat ovat mahdollisia, mikäli tilaajalla on leirejä tai retkiä, joihin sen tarvitsee hankkia osallistujien kuljetus. 2021 osalta kuljetukset olivat kuvattuina tarjouspyynnöllä.

 

Mahdollisen optiokauden osalta tilaaja ilmoittaa valitulle liikennöitsijälle option käyttöönoton viimeistään 4 kuukautta ennen sopimuskauden alkua ja kesän 2022 kuljetusaikataulut kun ne ovat varmistuneet. Tilaaja pyrkii ilmoittamaan aikataulut tai niiden muutokset mahdollisimman ajoissa liikennöitsijälle.

Tilaukset tehdään tilaajan hankintatarpeen ilmetessä ja määrärahojen puitteissa. Tilaaja ei sitoudu mihinkään tiettyyn hankintamäärään sopimuskaudella.

Sopimus tehdään 1 vuodeksi määräaikaisena, jonka jälkeen tilaajalla on oikeus ottaa käyttöön 1 optiovuosi. Optio on tilaajan oikeus hankkia palvelua tällä kilpailutuksella sovituin ehdoin ilman erillistä kilpailutusta.

 

2.                     Hankintamenettely         

Hankinnan arvo alitti lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) 25§:n kansallisen kynnysarvon. Se on täten pienhankintaa, jota laki julkisista hankinnoista ei koske.

Hankintamenettelynä oli rajoitettu menettely palveluhankinnasta ja tarjouspyyntö lähetettiin sähköisen kilpailutusjärjestelmän kautta neljälle liikennöitsijälle.

Hankintaa koskien oli mahdollista esittää tarkentavia kysymyksiä tarjouspyynnön avoinnaoloaikana. Niitä ei esitetty.

 

3.                     Tarjouspyyntö

Tarjouspyynnössä tarjousten toimittamiselle asetettiin määräajaksi 9.3.2021 klo 12.00. Tarjoukset tuli jättää sähköisesti Pienhankintapalvelu-sivuston kautta.

 

4.                     Saadut tarjoukset

Asetettuun määräaikaan mennessä saatiin kaksi (2) tarjousta:

-  Busmo Oy 2091970-0

-  Ventoniemi Oy 0131640-2

 

5.                     Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Tarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset.

 

6.                     Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

Tarjottavaa palvelua ja tarjousta koskevat vaatimukset määriteltiin tarjouspyynnössä ja sen liitteessä Sopimusluonnos. Tarjoajien edellytettiin vastaavan kaikkiin tarjouslomakkeen kysymyksiin sekä liittävän kaikki vaadittavat asiakirjat ja selvitykset tarjouksensa liitteeksi.

 

Tarjousten tarkastamisessa tulleet tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaiseksi.

 

7.                     Tarjousten vertailu

Hankinnan valintaperusteena oli halvin kokonaishinta kesän 2021 kuljetuksille.

Vertailtavat kokonaishinnat euroina alv. 0% alv olivat                                                            

1.                     Ventoniemi                       18 095,00 euroa

2.                     Busmo                               20 310,00 euroa

Ventoniemi Oy:n tarjous oli vertailussa halvin. Eroa tarjouksilla oli 2 215,00 euroa alv. 0%.

 

8.                     Hankintapäätös

Ehdotetaan seurakuntaneuvostolle, että hankinta tehdään halvimman tarjouksen tehneeltä Ventoniemi Oy:ltä.

 

9.                     Hankintasopimus

Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

 

Liitteet

8	tarjouspyynto_333488
9	Liite 1 tilausliikennekuljetukset
10	TarjousDokumentti_2003253 Ventoniemi
11	avauspoytakirja_333488