Yhteinen kirkkoneuvosto
Pöytäkirja 14.01.2021/Pykälä 18

519/2020

 

18 §	Puhtaanapidon tuotteiden hankinta vuosille 2021-2023 (optio vuosille 2024-2025)

 

Päätösehdotus

Seurakuntayhtymän johtaja Juha Rintamäki

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää

1.                     valita puhtaanapidon tuotteiden puitesopimuskumppaniksi Pemic Oy:n kahden vuoden sopimuskaudelle 2021-2023. Sopimuksen arvioitu kokonaisarvo on noin 240.000 € alv 0% sisältäen mahdolliset optiovuodet

2.                     valtuuttaa kiinteistöjohtajan allekirjoittamaan puitejärjestelysopimuksen, tekemään siihen tarvittaessa pieniä tai teknisluontoisia muutoksia sekä päättämään mahdollisten optiovuosien (1 + 1) käyttöönotosta

3.                     tarkistaa välittömästi tätä asiaa koskevan pöytäkirjan pykälän.

 

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

 

Selostus

Hankinnan kohde, kokonaishinta ja sopimuskausi

Hankinnan kohteena on puhtaanapidon tuotteiden, kuten saippuan, siivousvälineiden, puhdistusaineiden, konetiskiaineiden ja roskapussien toimittaminen kirkkoihin, seurakuntataloihin ja muihin seurakunnan toimitiloihin normaalin virka-ajan puitteissa ennalta sovittujen toimitussyklien mukaisesti tai erikseen tilattaessa.

Kyseessä on kokonaishankinta. Hankinnan arvioitu kokonaisarvo kahden vuoden sopimuskaudelle sekä mahdollisille optiovuosille on noin 240.000 euroa (alv. 0 %).

Sopimuskausi kestää kaksi vuotta. Sopimuskausi alkaa aikaisintaan, kunnes hankintaa koskeva päätös on saanut lainvoiman. Halutessaan tilaaja voi jatkaa sopimusta ilman tarjouskilpailua 1-2 optiovuodella, jotka voidaan ottaa käyttöön useammassa erässä. Hinta tarkistetaan, ennen kuin asiakas tekee päätöksen sopimuksen jatkamisesta.

Hankintamenettely

Kyseessä on puitejärjestely. EU-kynnysarvon ylittävän hankinnan kilpailutus toteutettiin avoimena menettelynä sähköisesti Cloudia-järjestelmällä. Tarjouspyyntö julkaistiin 4.11.2020, ja lisätietokysymyksiä otettiin vastaan 23.11.2020 asti. Määräaikaan mennessä Tarjouspalvelu.fi –sivuston kautta esitettiin pääasiassa yksittäisten tuotteiden ominaisuuksia koskien 14 kysymystä, joihin vastattiin samaisella sivustolla. Hankintayksikkö julkaisi 26.11.2020 yhden tarjouspyyntöä koskevan lisätietoviestin, jossa se julkaisi päivitetyn tarjouslomakkeen tarjoajien esittämien kysymysten pohjalta.

Saadut tarjoukset

Määräaikaan 7.12.2020 mennessä tarjouksia tuli kaksi kappaletta, tarjoajina Pemic Oy (2869871-1) ja CC-Tukku Oy (0679560-9).

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Julkisissa hankinnoissa lähtökohtana on, että tarjoaja vastaa tarjouksensa sisällöstä ja hankintayksiköllä on lähtökohtaisesti oikeus luottaa siihen, että tarjoajan tarjouksessa ilmoittamat tiedot pitävät paikkansa. Tarjoajan ilmoittamien tietojen paikkansapitävyys tulee tarkastaa tarjouskilpailun voittajan osalta ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista, minkä hankintayksikkö on tehnyt ennen hankintapäätöksen tekoa siltä tarjoajalta, joka näyttää alustavan tarjousvertailun perusteella tulevan valituksi.

Pemic Oy täyttää tarjouspyynnössä määritellyt soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

Tarjoajien soveltuvuuden arvioinnin lisäksi myös tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arvioinnissa hankintayksikkö on luottanut tarjoajien tarjouksessa ilmoittamien tietojen paikkansapitävyyteen ja tarkastanut tietojen paikkansapitävyyden siltä tarjoajalta, joka näyttää alustavan tarjousvertailun perusteella tulevan valituksi.

Pemic Oy:n tarjous on tarjouspyynnön mukainen.

Tarjousten vertailu

Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden valintaperusteena oli paras hinta-laatusuhde, jossa hinnan painoarvoksi oli määritelty 85 ja laadun painoarvoksi 15. Vertailuhinnan määrittelyä varten tarjoajat täyttivät erillisen tarjouslomakkeen, jonka arvioidut määrät toimivat vain suuntaa-antavana tietona lopullisen vertailuhinnan saamiseksi eivätkä velvoita tilaajaa mihinkään. Laatupisteitä tarjoajalla oli mahdollista saada kahdesta ominaisuudesta: toimitusaika (maksimipisteet 15) ja lisähankintamahdollisuudet (maksimipisteet 10). Järjestelmä skaalasi laatupisteet alla kuvatulla tavalla:

Laadun painoarvo hankinnassa on 15. Tarjouspyynnössä on ilmoitettu tähän kaava "tarjottu arvo / suurin annettu arvo x maksimipisteet". Tarjottu arvo on ko. tarjoajan laadun arviointiin käytettyjen absoluuttisten pisteiden osalta saamien pisteiden summa (toimitusaika max 15 pistettä, lisähankintamahdollisuudet max 10 pistettä). Suurin annettu arvo on ko. laadun arviointiin liittyvien absoluuttisten pisteiden osalta suurin ko. kohdista yhteensä saatu pistemäärä koko tarjouskilpailun osalta. Maksimipisteet laadun arvioinnissa, johon ko. tarjoajan pisteet jaettuna suurimmalla pistemäärällä kertautuvat on 15. Tästä muodostuvat ko. tarjoajan lopulliset painotetut laatupisteet.

Tarjousten vertailutaulukko on päätöksen liitteenä.

Hankintapäätös ja -sopimus

Sopimustoimittajaksi valitaan tarjousvertailussa eniten pisteitä saanut tarjoaja, joka täytti tarjouspyynnön soveltuvuusvaatimukset ja jätti tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen. Pemic Oy valitaan sopimustoimittajaksi. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

Liitteet

32	Vertailutaulukko Puhtaanapidon tuotteet
33	Voittanut tarjous Puhtaanapidon tuotteet
34	Avauspöytäkirja Puhtaanapidon tuotteet