Yhteinen kirkkovaltuusto
Pöytäkirja 29.04.2021/Pykälä 40

13/2019

 

40 §	Vastaus Sari Mäkimattilan valtuustoaloitteeseen Helsingin seurakuntayhtymän sähköisen kokouspalvelun keskusteluryhmän käyttöönottoon

 

Päätösehdotus

 

Yhteinen kirkkovaltuusto merkitsee vastauksen tiedoksi ja toteaa samalla aloitteen loppuun käsitellyksi.

Käsittely

Käsittelyn aikana käytettiin 2 puheenvuoroa.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

 

Päätöshistoria

Yhteinen kirkkoneuvosto 8.4.2021 91 §

Päätösehdotus

Seurakuntayhtymän johtaja Juha Rintamäki

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että se merkitsee vastauksen tiedoksi ja toteaa samalla aloitteen loppuun käsitellyksi.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

 

Selostus

Valtuutettu Sari Mäkimattila on tehnyt valtuustoaloitteen, jossa esitetään, että kaikki Helsingin seurakuntayhtymän nykyisen yhteisen kirkkovaltuuston jäsenet voivat halutessaan osallistua päätöksentekoa valmistelevaan keskusteluun. Keinona aloitteessa todetaan, että luovutaan Facebookin käytöstä kirkkovaltuuston keskustelufoorumina ja otetaan käyttöön tähän tarkoitukseen suunniteltu turvallinen sähköisen kokouspalvelun keskusteluryhmä.

Koska kokoukset koronan vuoksi toteutetaan etäkokouksina, ilman yhteistä kokousta edeltäviä kahvikeskusteluhetkiä, on sähköisen kommunikaation merkitys korostunut myös kokousta valmistelevassa kanssakäymisessä. Osa valtuutetuista on nyt kaiken, mahdollisesti myös itseään koskevan keskustelun, ulkopuolella tahtomattaan.

Valtuutettu Mäkimattilan aloite on hyvä ja ajankohtainen. Kirkkovaltuuston kokoukset pidetään pandemian takia etäkokouksina. Ensimmäinen yhteisen kirkkovaltuuston etäkokous oli 18.3.2021. Etäkokoukset järjestetään Teams-sovelluksella. 

Luontevin ratkaisu sähköisen kokouksen keskustelualustaksi olisi juuri Teams-sovellus. Teamsiin voidaan perustaa yhteisen kirkkovaltuuston kaikille jäsenille ja tarvittaessa myös varajäsenille oma yhteinen tiimi, jossa voidaan käydä keskustelua ja jakaa dokumentteja kokousten välissä ja kokousten aikana. Valtuustoryhmille voidaan tarvittaessa muodostaa kirkkovaltuuston tiimiin yksityiset, suljetut valtuustoryhmäkohtaiset kanavat, joihin on tietyin rajoituksin vain tähän ryhmään kuuluvilla ja sinne oikeutetuilla valtuutetuilla pääsyoikeus.

Teamsilla voidaan tarjota väline valtuutettujen keskinäiseen keskusteluun. Rajoituksena on, että tiimissä on oltava vähintään kaksi evl.fi-osoitteellista omistajaa, jotka voivat luoda tiimiin em. yksityisiä, suljettuja ryhmäkohtaisia kanavia. Omistajat ovat aina myös jäseninä luomissaan yksityisissä kanavissa. Tällä hetkellä kirkkovaltuuston puheenjohtajalla ja varapuheenjohtajalla on nk. ulkoinen tunnus, jossa on evl.fi-pääte. He voivat olla valtuuston tiimin omistajia. Lisäksi on syytä laittaa tiimin omistajiksi laki- ja asianhallintayksikön valtuusto-kokouksen tekniset sihteerit.

Valtuutetut ovat Teamsissä nk. vieraskäyttäjiä, jotka eivät voi luoda valtuusto-tiimiin yksityisiä suljettuja kanavia. Tästä syystä spontaanit yksityiset keskusteluryhmät eivät onnistu Teamsissä valtuutettujen kesken. Vieraskäyttäjä ei myöskään voi olla yksityisen kanavan omistaja. Jos jokin pienryhmä haluaa keskustella irrallaan puheenjohtajasta (omistaja), on käytettävä jotakin muuta alustaa tai keskustelutapaa.

Teams -alustan toimivuus kannattaa kokeilla ensin. Asianhallinnassa voidaan palautteen pohjalta tietohallinnon avustuksella luoda valtuutetuille Teamsiin valtuustotiimi ja tarvittaessa tukea valtuutettuja keskustelujen käynnistämisessä. 

 

Liitteet

2	Valtuustoaloite Sari Mäkimattila 24.2.2021