Yhteinen kirkkoneuvosto
Pöytäkirja 26.03.2020/Pykälä 98

545/2019

 

98 §	Fyysisen tilannehuoneen hankinnat

 

Päätösehdotus

Seurakuntayhtymän johtaja Juha Rintamäki

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää

1) merkitä tiedoksi tilannehuoneen suunnitelmat,

2) maksaa av-välineistön sekä siihen liittyvän asennus- ja sähkötyön kustannukset yhteensä maksimissaan 15 000 euroa kiinteistöosaston kustannuspaikalta,

3) maksaa loput fyysisen tilannehuoneen kustannukset maksimissaan 115 000 euroon saakka kustannuspaikalta 3931080016.

 

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

 

Selostus

Yhteinen kirkkovaltuusto on hyväksynyt Helsingin seurakuntien jatkuvan strategiaprosessin kokouksessaan 13.12.2018. Yhteinen kirkkoneuvosto käsitteli jatkuvassa strategiaprosessissa keskeistä tulevaisuushuone-toiminnallisuutta osana yhteisen seurakuntatyön uutta organisaatiota kokouksessaan 31.1.2019 ja päätti jatkaa sen edistämistä. Tulevaisuushuoneen nimi on myöhemmin muutettu tilannehuoneeksi ja sitä suunnitellaan edelleen osana yhteisen seurakuntatyön uudelleen organisoitumista, josta yhteinen kirkkoneuvosto päätti kokouksessaan 7.11.2019.

Tilannehuoneen kokonaisuus ja siihen liittyvät suunnitelmat on kuvattu tarkemmin liitteessä.

Tilannehuone on mentaalinen, fyysinen, virtuaalinen ja sosiaalinen toimintapaikka. Virtuaalisen tilannehuoneen toimintoja käytetään nyt erityisesti koronatilanteen kysymysten käsittelyyn.

 

Fyysinen tilannehuone

Fyysinen tilannehuone toteutetaan Seurakuntien talon 2. kerroksen aulatiloihin sekä henkilöstöravintolan kabinettiin ja kokoushuone Petäjään. Henkilöstöravintolan kabinetti on tilannehuonekäytössä silloin, kun se ei toimi henkilöstöravintolana.

Aulatila on ollut fyysisen tilannehuoneen kokeilutilana joulukuusta 2019 lähtien. Tilan käytöstä ja siellä tarvittavista kalusteista on saatu jatkuvaa palautetta tilan käyttäjiltä ja nämä näkemykset ovat vaikuttaneet tilan suunnitteluvalintoihin.

Fyysisen tilannehuoneen visuaalisen ilmeen suunnittelu kilpailutettiin loka–joulukuussa 2019. Kilpailutuksen voitti Profit Interior Oy, mistä yhteisen seurakuntatyön johtaja teki hankintapäätöksen 545/2019 20.12.2019. Visuaalisen ilmeen suunnittelu on toteutettu osallistavasti tammi–helmikuun aikana niin, että mm. tilannehuonetyöpajoissa sekä tilannehuoneen kokeilutilassa on ollut kokeiltavana ja arvioitavana mahdollisia tilannehuoneen huonekaluja sekä tilannehuoneen käyttäjät ovat päässeet antamaan näkemyksiä siellä tarvittavasta esineistöstä, tilasuunnittelusta ja tilan toiminnallisuuksista.

Fyysisen tilannehuoneen suunnitelma tähtää monimuotoiseen ja monipuoliseen tilaan, joka mahdollistaa ketterät muutokset tilan käyttötarkoituksessa erilaisten työskentelyjen välillä. Tilaan sijoitetaan yksi seinänäyttö sekä kolme liikuteltavaa näyttöä. Ne mahdollistavat tiedon esittämisen ja visualisoinnin sekä vahvan viestinnän. Tilaan toteutetaan erilaisia työpajatyöskentelyjä mahdollistavia valkotauluratkaisuja sekä liikuteltavien seinäelementtien ratkaisuja, jotka tukevat ketterästi muuntuvan yhteiskehittelytilan tarpeita. Oheisen liitteen kolme eri visualisointia näyttävät, miten tila toimii erilaisina versioina kätevillä, pienillä muutoksilla.

Fyysisen tilannehuoneen suunnitelman sopivuus tilaan on tarkistettu sekä alkuperäisiltä arkkitehdeilta, pelastusviranomaisten kanssa yhteistyössä palokonsultilta sekä kaupungin rakennustoimesta vastaavilta. Suunnitelmissa on pidetty huolta, että pelastusviranomaisten vaatimukset poistumisteistä esimerkiksi Engel-salista otetaan tarkkaan huomioon.

Tilannehuoneen visuaalinen ilme tehdään pääosin irtokalusteilla, matoilla sekä muilla liikuteltavilla elementeillä. Lisäksi siinä hyödynnetään mahdollisuuksien mukaan tilaan sopivaa jo käytössä olevaa kalustusta, jota ovat mm. iso pyöreä pöytä, kaksi nahkasohvaa, nojatuolit sekä henkilöstöravintolan nykykalustus osin. Kokoushuone Petäjän osalta sinne jo hankittu Teams-kokoukset mahdollistava väleneistö palvelee Tilannehuone-tarpeita sellaisenaan. Nämä ratkaisut mahdollistavat tarvittaessa tilannehuonetoiminnallisuuksien siirtämisen myös muihin tiloihin. Ajatuksena on, että Seurakuntien talon tilannehuone on ensimmäinen laatuaan, vastaavia voidaan haluttaessa toteuttaa myös muihin seurakuntatiloihin.

Oheisessa suunnitelmassa on kuvattu visuaalisointeina tilannehuoneen erilaisia toimintamalleja. Tilannehuoneessa on kolme erityyppistä tilaa, jotka on erotettu erilaisilla matotuksilla ja väreillä. Värit on suunniteltu osallistavilla menetelmillä, joissa korostui maanläheisen värimaailman toive sekä värimaailman ja materiaalien soveltuvuus tilaan sekä sointuvuus Helsingin seurakuntien ja erityisesti strategiaprosessin visuaaliseen ilmeeseen.

Irtokalustehankinnat tehdään Helsingin seurakuntien puitesopimusten mukaisesti Profit Interiorin tekemien kalustelistausten mukaisesti. Hankinnan arviobudjetti on tehty hinnastojen sekä alustavien arvioiden pohjalta mm. puusepäntyön osalta. Budjetin osa-alueiden hinta-arviot tarkentuvat puitesopimustoimittajien lopullisten tarjousten perusteella. Tässä budjetissa esitetään osa-alueiden maksimihinnat.

Kiinteistöosaston osuudeksi on sovittu av-välineistö sekä siihen liittyvät sähkötyöt, yhteensä maksimissaan 15 000 euroa. Muu osa budjetista eli yhteensä maksimissaan 115 000 euroa kustannetaan kehittämisrahoista kustannuspaikalta 3931080016.

 

Liitteet

16	Tilannehuone yhteiselle kirkkoneuvostolle maaliskuu 2020