Yhteinen kirkkoneuvosto
Pöytäkirja 15.08.2019 Pykälä 218

20/2019

 

218 §

Rekisteripäällikön viran julistaminen haettavaksi ja jäsenen nimeäminen rekrytointiryhmään

 

Päätösehdotus

Seurakuntayhtymän johtaja Juha Rintamäki

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää

1)  julistaa keskusrekisterin johtajana toimivan rekisteripäällikön viran haettavaksi 1.12.2019 lukien tai sopimuksen mukaan ja

2)  nimeää keskuudestaan jäsenen/jäsenet rekisteripäällikön viran rekrytointiryhmään. Muut rekrytointiryhmän jäsenet ovat hallintojohtaja Juha Tuohimäki, lakimies Kirsi Wickström sekä henkilöstöpäällikkö Susanna Vuosmaa.

Käsittely

Rekisteripäällikön rekrytointiryhmään ehdotettiin Wiking Vuorta. Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

Päätös

Yhteinen kirkkoneuvosto päätti

1) julistaa keskusrekisterin johtajana toimivan rekisteripäällikön viran haettavaksi 1.12.2019 lukien tai sopimuksen mukaan ja

2) nimetä keskuudestaan Wiking Vuoren rekisteripäällikön viran rekrytointiryhmään. Muut rekrytointiryhmän jäsenet ovat hallintojohtaja Juha Tuohimäki, lakimies Kirsi Wickström sekä henkilöstöpäällikkö Susanna Vuosmaa

 

Selostus

Keskusrekisterin tehtävänä on huolehtia Helsingin seurakuntayhtymän keskitetystä kirkonkirjojenpidosta. Keskusrekisterin virkatodistuspalvelusta tilataan virkatodistukset, sukuselvitykset sekä sukututkimukset. Rekisteröintipalvelussa ylläpidetään jäsentietojärjestelmää, rekisteröidään kirkolliset toimitukset, annetaan seurakunnille sovellusneuvontaa, tuotetaan väestötilastoja ja -ennusteita sekä hoidetaan Kirkko ja kaupunki –lehden ja Kyrkpressen –lehden osoitetietoja. Keskusrekisterissä työskentelee 36 asiantuntijaa.

Vielä vuonna 2014 keskusrekisterissä oli erikseen keskusrekisterin johtajan virka sekä rekisteripäällikön virka. Keskusrekisterin johtajan eläköidyttyä ja rekisteripäällikön irtisanouduttua keskusrekisterin johtajan tehtäviä on hoitanut seurakuntayhtymän lakimies oman virkansa ohella vuodesta 2016 alkaen. Rekisteripäällikön virka on ollut täyttämättä.

Helmikuun 2019 alusta alkaen seurakuntayhtymän lakimies on hoitanut keskusrekisterin johtajan viran tehtäviä päätoimisena määräaikaisesti. Määräaikaisuus jatkuu 31.1.2020 asti. Tänä aikana pääosan lakimiehen viran tehtävistä hoitaa hallintolakimies. Kevään 2019 aikana on todettu, että keskusrekisteri tarvitsee vakinaisessa virkasuhteessa olevan johtajan. Keskusrekisterin ja keskusrekisterin johtajan tehtävät ovat kirkkolaissa määrättyjä. Virkatodistus- ja rekisteröintipalveluiden toimivuuden ja hyvän asiakaspalvelun varmistaminen ovat tärkeitä seurakuntalaisille ja seurakunnille. Rekisteripäällikkö vastaa keskusrekisterin johtajana kirkkolaissa määrätyistä keskusrekisterin johtajan tehtävistä.

Kirkkolain 16. luvun 5 §:n mukaan näitä tehtäviä ovat:

1.                     päättää kirkonkirjojen pitämistä koskevista asioista,

2.                     päättää jäsentä koskevien tietojen käsittelystä,

3.                     vastata rekisteritietojen virheettömyydestä,

4.  päättää kirkonkirjaan tallennettujen kirkon jäsenten yksittäisten tietojen luovuttamisesta todistuksena, otteena tai jäljennöksenä.

Rekisteripäällikön viran tehtävissä korostuu keskusrekisterin johtajan lakisääteisten tehtävien rinnalla hyvä henkilöstöjohtamistaito, sähköisten palveluiden kehittämisosaaminen sekä hyvät vuorovaikutustaidot. Rekisteripäällikön virka sijoittuisi suoraan hallintojohtajan alaisuuteen.

Keskusrekisterin kehittämisen haasteet ovat tulevaisuudessa merkittävän isot muun muassa sähköisen asioinnin ja digitaalisten tietoaineistojen ja prosessien yleistyessä. Virkaan soveltuu hyvin henkilö, jolla on keskusrekisterin johtajan tehtävään liittyen valmiuksia ottaa kehittämis- ja vastuutehtäviä prosessissa, jossa kirkollisten toimitusten varaukset siirtyvät yhä enemmän sähköisen asioinnin piiriin. Tehtävän hoitamisessa on hyötyä myös seurakuntien toiminnan ja hallinnon tuntemisesta liittyen keskusrekisterin tehtäviin.

Määräaikaisesti keskusrekisterin johtajan tehtäviä hoitava lakimies Kirsi Wickström palaisi suostumuksensa mukaisesti hoitamaan seurakuntayhtymän lakimiehen virkaa, kun rekisteripäällikön virka saadaan täytettyä.

Seurakuntayhtymän johtoryhmä on käsitellyt asiaa kokouksessaan 13.6.2019 ja puoltaa rekisteripäällikön viran auki julistamista ja täyttämistä syksyn 2019 aikana.

Kirkkoneuvoston ohjesäännön yhteydessä olevassa rekrytoinnin prosessikuvauksessa on todettu, että yhteisen kirkkoneuvoston päätettäväksi tuodaan sen jäsenten osallistuminen rekrytointiryhmään ohje- ja johtosäännöissä määriteltyjen tehtävien lisäksi sellaisten tehtävien täyttämiseen, joissa vaaditaan erityisasiantuntijuutta.

Liitteet

19	Rekisteripäällikön tehtävänkuvaus