Roihuvuoren seurakunnan seurakuntaneuvosto
Pöytäkirja 05.06.2019 Pykälä 117

382/2019

 

117 §

Roihuvuoren seurakunnan vapaaehtoisrekisterin rekisteriselosteen hyväksyminen

 

Päätösehdotus

 

Seurakuntaneuvosto hyväksyy Roihuvuoren seurakunta Clara-järjestelmän asiakasrekisteri -nimisen vapaaehtoistoiminnan rekisterin rekisteriselosteen.

 

Päätös

Päätettiin esityksen mukaisesti.

 

 

 

Selostus

Uuden henkilötietojen käsittelyä sääntelevä lain soveltaminen alkoi kaikissa EU-maissa 25.5.2018. Yhtenä uuden lainsäädännön keskeisenä tavoitteena on parantaa henkilötietojen suojaa ja tietosuojaoikeuksia. Lain mukaan kansalaisilla on oikeus

•      tietää mitä henkilötietoja rekisterin pitäjällä on hänestä

•      tietää miten ja mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään

•      pyytää virheellisten, epätarkkojen ja puutteellisten henkilötietojen korjaamista

•      pyytää henkilötietojen poistamista

•      vastustaa henkilötietojen käsittelyä

•      pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista

•      siirtää tietoja toiselle rekisterinpitäjälle

• olla joutumatta perusteetta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Tietosuojaperiaatteita on noudatettava henkilötietojen käsittelyn kaikissa vaiheissa. Rekisterinpitäjän on pystyttävä osoittamaan, että se noudattaa tietosuojaperiaatteita. Tietosuojaperiaatteiden mukaan henkilötietoja on

•      käsiteltävä lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi

•      käsiteltävä luottamuksellisesti ja turvallisesti

•      kerättävä ja käsiteltävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten

•      kerättävä vain tarpeellinen määrä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen nähden

•      päivitettävä aina tarvittaessa ‒ epätarkat ja virheelliset henkilötiedot on poistettava tai oikaistava viipymättä

•      säilytettävä muodossa, josta rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten.

Uusi laki edellyttää rekisterin pitäjiltä proaktiivisuutta. Pyydettäessä rekisterin pitäjän on toimitettava tiedot yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa.

Roihuvuoren seurakunnassa vapaaehtoisten yhteystiedot sekä tiedot toiminnoista, joihin vapaaehtoiset seurakuntalaiset osallistuvat, on tallennettu Clara Finland Oy:n palvelimelle. Ohjelmistoa käytetään keikka-avun koordinoimiseen ja vapaaehtoisrekisterin ylläpitämiseen. Kysymyksessä on kirkonkirjoista erillinen toimintaa palveleva rekisteri. Sen toimittaja ja ylläpitäjä on Clara Finland Oy, ja se täyttää tietosuoja-asteuksen edellytykset.

Päivittäessään palvelusopimuksensa EU:n 25.8.2018 voimaan astuneen tietosuoja-asetuksen mukaiseksi Clara Finland Oy pyysi Roihuvuoren seurakuntaa hyväksymään osaltaan palvelun tietosuojan toteutuksen (liitteet). Helsingin seurakuntayhtymän tietosuojavastaava tutustui kyseisiin asiapapereihin eikä nähnyt estettä sopimuksen päivittämiselle Clara Finland Oy:n toivomalla tavalla. Samalla tietosuojavastaava ohjeisti seurakuntaa huolehtimaan sopimuksen edellyttämistä vaatimuksista seurakunnalle eli laatimaan rekisteriselosteen. Seurakuntaneuvosto hyväksyi Clara-palvelun päivitetyn sopimuksen Clara Finland Oy:n kanssa 12.6.2018 § 12.

Liitteet

10	Clara palvelukuvaus ja yleiset sopimusehdot 9.4.2018
11	Clara palvelun tietosuojaliite 9.4.2018
12	REKISTERISELOSTE CLARA