Yhteinen kirkkoneuvosto
Pöytäkirja 31.01.2019 Pykälä 30

485/2018

 

30 §	YSK2020, uudenlaisen toiminta- ja organisaatiomallin rakentaminen yhteiseen seurakuntatyöhön

 

Päätösehdotus

Seurakuntayhtymän johtaja Juha Rintamäki

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää

1)     käynnistää tulevaisuushuoneen valmistelut yhteisen kirkkovaltuuston 13.12.2018 tekemän päätöksen mukaisesti,

2)     käynnistää toimenpiteet seurakuntien sopimuksenvaraisen yhteistyön laajentamiseksi neuvotteluilla seurakuntaneuvostojen kanssa,

3)     valtuuttaa yhteisen seurakuntatyön johtaja Stefan Forsénin valmistelemaan edellä mainittuja asiakohtia.

 

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

 

Selostus

Yhteinen kirkkoneuvosto päätti 25.10.2018 kokouksessaan hyväksyä yhteisen seurakuntatyön organisoi­tu­misen ja toiminnan kehittämisen suunnaksi seuraavat linjaukset YSK 2020 ‑sparraus­ryhmän esityksen mukaan:

1) Yhteisen seurakuntatyön uudistuksen ytimessä on helsinkiläisten tarve. Tämä sisältää entistä läheisemmän yhteistyön seurakuntien ja yhteistyökumppaneiden kanssa, työnkuvien laajentamisen sekä siirtymisen työalalähtöisestä työtavasta tarvelähtöiseen.

2) Yhteinen kirkkoneuvosto ja seurakuntaneuvostot vahvistavat vision Helsingin seurakuntien ja niiden yhteisen työn organisoinnin ja toiminnan kehittämisessä.

·         Seurakuntien vastuu ja osaaminen lisääntyvät ja laajentuvat ainakin rovastikuntatasolle.

·         Yhdessä tekeminen vahvistaa vaikuttavuutta.

·         Työ kohdistuu siihen, mitä eniten tarvitaan.

3) Yhteisen seurakuntatyön ja seurakuntien osaajat toimivat entistä läheisemmässä työyhteydessä havainnoiden alueellisia tarpeita ja jakaen osaamista rovastikun­nassa ja koko seurakuntayhtymässä sekä toimien tiiviissä yhteistyössä kolmansien osapuolten kanssa.

4) Tämä linjaus viedään keskusteluun seurakuntaneuvostojen ja kirkkoherrojen kanssa: Mikäli seurakunnat ja rovastikunnat sopivat profiloitumisesta, erityisvastuita jaetaan tehokkaasti seurakuntien kesken. Yhteinen työ koordinoi ja tukee työnjaon toteutumista.

Yhteisen seurakuntatyön osalta keskeistä on liittyä yhteisen kirkkovaltuuston 13.12.2018 kokouksessaan hyväksymän uuden tulevaisuusprosessiin (strategiaprosessi) eteenpäin viemiseen. Tulevaisuusprosessissa keskeisellä paikalla on tulevaisuushuone.

4.12.2018 kirkkoherrat ja yhteisen seurakuntatyön johtoryhmä sekä YSK2020-sparrausryhmän jäsenet kokoontuivat yhteistyökokoukseen, jota pohjustettiin keskustelemalla kirkkoherrojen kanssa pienissä ryhmissä ennen yhteistyökokousta. Yhteistyökokouksessa sovittiin tahtotilasta, jonka mukaisesti keskeistä on:

·         Tulevaisuushuone on kaikkien yhteinen tila sekä virtuaalisesti että fyysisesti

o   Yhteisen seurakuntatyön työntekijöillä on siellä sovittuja vastuita

o   Käsitellään ilmiöitä, joita yhteiskunnassa / Helsingissä on nyt

o   Toimitaan tavoilla, jotka luovat yhteisen työn tekemisen tapaa

o   Luottamushenkilöiden ja seurakuntalaisten merkittävä rooli

o   Rakennetaan digitaalista ja fyysistä yhteisen tekemisen tapaa

·         Rakennamme Helsinkiin sopimuksenvaraista yhteistyötä seurakuntien välille tähtäimenään yhteisessä strategiassa keskeiseksi nostettuihin ilmiöihin vastaaminen

o   Varataan määrärahoja tähän työhön

Yhteisen seurakuntatyön organisoitumisen ja toimintamallin osalta uudenlaisen työotteen omaksuminen yhteisen kirkkoneuvoston 25.10.2018 tekemän päätöksen mukaisesti tulee edellyttämään organisaatio- ja toimintamallimuutoksia. Niitä pohjustetaan keskusteluilla yhteisen seurakuntatyön henkilöstön kanssa. Organisaatio- ja toimintamallimuutokset tuodaan yhteisen kirkkoneuvoston päätettäväksi kevään 2019 päätteeksi.

 

Tulevaisuushuone

Tulevaisuushuoneella tarkoitetaan toimintatapaa, jossa keskeisiksi valittu­jen ilmi­öi­den lähestymistapaa kehitetään yhdessä yhteisellä kehittämisalustalla. Tulevaisuus­huone on sekä fyysinen huone että virtuaalinen tila, sosiaalinen kehittämisalusta ja mentaalinen asenne. Vastaavantyyppistä ajattelua ja toimintamallia edistetään parhaillaan muilla julkishallinnon aloilla esim. tilanne­huo­ne-nimellä. Samantyyppistä pohdintaa tehdään parhaillaan myös sekä kirkkohallituksessa että hiippakunnissa. Näissä prosesseissa on paljon opittavaa ja benchmarkattavaa ja kirkon muiden toimijoiden prosessien osalta on pidettävä huolta siitä, että ei rakenneta päällekkäisyyksiä vaan linkitytään sovittavilla tavoilla muualla tehtävään työhön.

Ennen kaikkea on kyse siitä, että opitaan yhdessä työskentelyn tapoja laajoissa verkos­toissa, jotka pitävät sisällään niin yhteisen seurakuntatyön, seurakunnat kuin laajasti eri yhteistyökumppanit. Tulevaisuushuoneen tulee palvella seurakuntia ja seurakun­tien yhteistä työtä. Samalla tulevaisuushuoneesta tulee yhteisen kirkkovaltuuston väline strategian toteuttamisessa.

Seura­kuntien yhteisen työn palvelumuoto asioiden eteenpäin viemiseksi voisi olla tule­vai­suushuone, joka on sekä virtuaalinen, sosiaalinen että fyysinen tila ja joka edellyttää mentaalista asennetta. Sosiaalisella tilalla tarkoitetaan keskustelujen käymistä ja yhteisen kehittämisen tapoja. Mentaalisella asenteella taas tarkoitetaan valmiutta tavoitteelliseen monialaiseen yhteiseen työhön, mistä tulevaisuushuoneessa on ennen kaikkea kyse.

Tulevaisuushuonetta on lähdetty kehittämään yhteisellä mietinnällä mm. muiden julkishallinnon toimijoiden kanssa, esimerkiksi Sitralla on ollut tässä vahva rooli. Sitralla vastaavaa toimintamallia kutsutaan nimellä tilannehuone. Samanaikaisesti kehitetään vastaavia huoneita mm. monissa ministeriöissä, Opetushallituksessa ja Kuntaliitossa. Pyrimme tekemään yhteistyötä laajassa verkostossa ja kehittämään samalla omaa tulevaisuushuonetta. Tulevaisuushuoneella tarkoitetaan näissä malleissa tavoitteellisen yhteisen työn monialaista kehittämistä.

Fyysinen

·         Tilat tukevat yhdessä tekemistä

·         Erilaisia vyöhykkeitä erilaiseen tekemiseen

·         Hiljainen työ, oppiminen, reflektio

·         Mobiili?

Virtuaalinen

·         Tiedon keräämisen paikka

·         Muotoiltu teksti

·         Näkyväksi tekeminen – viestintä

·         Kehittämisalusta

Mentaalinen

·         Ratkaisukeskeisyys

·         Rohkeus, uskallus

·         Sissitoiminta!

·         Pyydä anteeksi ennemmin kuin lupa

Sosiaalinen

·         Kehittämisalusta

·         Systeemisyys

·         Ydinviestit

·         Kokeilut – mahdollisimman pian ulos

·         Nopea protoilu

·         Kuuntelu: joo, ja…

·         Epäonnistumisista oppiminen

·         ”pikavoitot” - onnistumiset

On toivottu, että yhteisen seurakuntatyön työntekijöitä voisi olla seurakunnissa läsnä, että he voisivat osallistua yhteisiin keskusteluihin. Tämä voisi olla osa tulevaisuushuoneajattelua.

Tulevaisuushuoneen ei tulisi olla vain keskushallinnon oma paikka, vaan paikka, missä on melkein pakollista käydä. Tulevaisuushuoneen tarkoituksena on näyttää etenemisen suuntaa, auttaa välttämään päällekkäisyyksiä ja lisätä työmme vaikuttavuutta. Siellä voisivat käydä myös luottamushenkilöt, seurakuntien työntekijät ja seurakun­ta­laiset nähdäkseen mitä tapahtuu ja mitä on meneillään. Tulevaisuushuoneeseen voidaan myös kutsua eri yhteistyötahoja.

Tulevaisuushuoneajattelussa on tärkeä, että todella nähdään vaikuttavuuden kasva­van. Silloin on tärkeää, että kaikki ne strategiat ja visiot, joita luottamus­elimissä käsitellään, voidaan tuoda tulevaisuushuoneeseen. Sen lisäksi tavoiteasetanta ja -seuranta on keskeistä: pitää voida nähdä, milloin tavoitteet ovat täyttyneet ja että on saatu muutosta aikaan. Tulevaisuushuone ei kuitenkaan voi olla staattinen, se ei ole ilmoitustaulu tai projektisalkun ilmentymä, vaan sen edellytyksenä on vuorovaikutus ja dialogi, yhdessä tehtävä työ ja sen näkyväksi tekeminen.

Että tulevaisuushuone saadaan toimintaan, tarvitaan asiantuntijoita. Yhteisen seurakuntatyön johtaja on vastuussa tulevaisuushuoneesta. Tulevaisuushuoneen rakentamiseen tarvitaan resursseja. Jotta tulevaisuushuone saadaan liikkeelle, tarvitaan asiantuntijoita tuottamaan kokeiluja ja pohdintaa siitä, miten lähde­tään liikkeelle kunkin ajatuksen kanssa. Siitä huolimatta, että liikkeellälähdössä yhteiselle seurakuntatyöllä on erityisvastuita, tulevaisuushuone tulee koskemaan kaikkia seurakuntayhtymän yksiköitä ja seurakuntia ja siellä tarvitaan kaikkien asiantuntemusta.

Kyse on sellaisen yhteistyön rakentamisesta, jossa tavoitteet luodaan yhdessä. Tulee myös miettiä, minkä verran voidaan panostaa rahallisesti. Jos on joku idea, mietitään yhdessä, miten se toteutetaan. Tulevaisuushuoneen vastuulliset auttavat saattamaan ehdotuksen valmiiksi.

Koko ajatuksen tulee toimia sen perusteella, että nähdään, millaisia ilmiöitä on. Tähän saadaan apua mm. Sitrassa kehitettyistä ilmiöiden käsittelyn työkaluista. Keskeistä on laadunarviointi, tavoiteasetanta ja vaikuttavuuden arviointi.

Työn tulevaisuushuoneessa tulee olla jaettua ja sopimuspohjaista. Yhteisen seurakuntatyön työntekijöistä suuren osan tulee tehdä 5–20 % työs­tään tulevaisuushuoneen kanssa. Toive olisi, että seurakunnissakin seurakunta­neuvostot määrittäisivät joidenkin työntekijöiden työaikaa tulevaisuushuonetyöhön.

Tarkoitus on aloittaa pienesti, kokeillen. Pikkuhiljaa on tarkoitus saada enemmän ihmisiä mukaan. Tulevaisuushuoneessa tapahtuvan yhteisen työn tulee tuottaa hyviä kokeiluja, kehittämistä ja hankkeita, joita kannattaa toteuttaa. Tällä tavalla on varmasti myös mahdollista löytää keinoja, joilla tehdään yhdessä työtä.

Tehtävän työn ja tekemisen tavan tulee olla sellaista, joka palvelee helsinkiläisiä ja samalla seurakuntia. Tulevaisuushuoneen organisoinnin yksityiskohdista ei voida tehdä päätöksiä ennen kuin asiasta on käyty tarkentavat keskustelut seurakuntien kanssa.

Kevään aikana tuodaan yhteisen kirkkoneuvoston päätettäväksi tulevaisuusprosessiin liittyvän tulevaisuusryhmän valinta. Tulevaisuusryhmä tulee työskentelemään tiiviissä yhteistyössä tulevaisuushuoneen eli myös yhteisen seurakuntatyön henkilöstön kanssa.

 

Sopimuksenvarainen seurakuntienvälinen yhteistyö

Kirkkoherrat toivovat, että sekä rovastikunnallista että rovastikuntarajoista riippumatonta seurakuntien sopimuksenvaraista yhteistyötä lisätään. Tavoitteena on lisätä yhteistyötä konkreettisten edistettävien asioiden puitteissa. Yhteistyön laajentamiseksi tulee käynnistää seurakuntaneuvostojen kanssa käytävät keskustelut.

On ilman muuta selvää, että yhteisen seurakuntatyön työntekijöiden osaaminen viedään tämän päätöksen myötä yhä lähemmäksi seurakuntien todellisuudesta nouseviin ilmiöihin vastaamista. Vaikuttavuus vahvistuu yhteisen tavoitetilan ja sijoituspaikkojen avulla.  Samalla ei ole syytä tehdä liian pitkälle meneviä päätöksiä hallinnollisista ja rakenteellisista muutoksista ennen kuin on tiedossa mihin uusi seurakuntien kanssa toteutuva yhteistyö johtaa.

Tarkoituksenmukaista on joka tapauksessa rakentaa nykyistä kevyemmällä hallinnolla varustettu organisaatio, joka mahdollistaa nopeamman reagoinnin muutoksiin. Samanaikaisesti on tärkeää, että painotetaan entistä enemmän joustavien tiimien merkitystä, tällöin on mahdollista vastata muuttuviin tarpeisiin nopeammin ja tehokkaammin. Tämä tulee tapahtumaan osin tulevaisuushuoneen avulla mutta osin suoran seurakuntakontaktin kautta.

Konkreettisena lähtölaukauksena yhteistyön laajentamiselle kirkkoherrat ovat toivoneet yhteisen seurakuntatyön työntekijöiden ja erityisesti yhteisen seurakuntatyön johtoryhmän jäsenten vierailuja seurakuntaneuvostojen kokouksissa. Näitä aletaan toteuttaa kevään 2018 aikana.

On selvää, että yhteinen kirkkoneuvosto edelleen johtaa muutosprosessia. Seuraava askel kohti muutosta tulee ajankohtaiseksi heti, kun seurakuntaneuvostot ovat ottaneet asiaan kantaa.

 

Liitteet

8	Muistio YSK 2020 toimeenpanon sparrausryhmä 13122018
9	Strategiaprosessi Helsingin seurakunnat YKV 13122018